In het eerste kwartaal van 2017 werd in Nederland Microsoft Teams beschikbaar gesteld. Dit nieuwe lid van de Office 365 familie werd door Microsoft en een handvol enthousiaste volgers volop gepromoot en geprezen. “Microsoft Teams is een geweldig online platform binnen Office 365 om efficiënt en effectief samen te werken.” Binnen Teams is het namelijk mogelijk om online te communiceren via chats, vergaderingen én (video)bellen. Combineer dit met de integratie van alle Office 365 applicaties, zoals Word, Powerpoint en Excel, maar bijvoorbeeld ook met SharePoint, en je hebt een online werkomgeving waarin je efficiënt kunt samenwerken.
We zijn bijna drie jaar verder en als ik om me heen kijk zie ik dat er nog maar mondjesmaat gewerkt wordt met Microsoft Teams en dat er nog steeds zwaar geleund wordt op mailsystemen en fileservers (of de opvolger SharePoint Libraries). Daarnaast werken we met de gebruikelijke applicaties, zoals Excel en Word. Het is kennelijk moeilijk of eng om de gebaande paden te verlaten. Met name het communicatieverkeer verleggen van e-mails in Outlook naar chats blijkt lastig. Recentelijk analyseerde ik het mailverkeer van een gebruiker van de afgelopen drie jaar. Van de ruim 7.500 ontvangen en verzonden berichten waren er meer dan 3.150 tussen medewerkers van dezelfde organisatie. Berichten met veel inhoud, onnodige handtekeningen en disclaimers die het zicht op informatie vervuilen, veel heen en weer geschuif met dezelfde tekst, het verspreiden en daarmee dupliceren van bijlagen etc. Kan dit niet veel productiever?
Het grappige is dat we buiten ons werk volop bezig zijn met “Het Nieuwe Werken”. We zitten in diverse app-groepen, posten en reposten op social media, we gebruiken videoconferencing en geven reacties op media en berichten. Het nieuwe werken binnen je organisatie kan eigenlijk net zo goed verlopen zoals dat privé ook gebeurt. Voordat we nadenken over hoe we onze organisatie en processen opnieuw moeten inrichten, kunnen we alvast één gewoonte aan de kaak stellen. Stop met kijken naar en denken aan wat een applicatie allemaal nu kan en of deze in MS Teams nog steeds alle vertrouwde en uitgebreide functionaliteit biedt.
Terug gaan naar de basis en doen!
Terug naar de basis betekent dat we onszelf eerst een aantal vragen moeten stellen. Waarom werk ik samen met anderen? Wat is het gezamenlijke doel of belang? Hóe wil ik met hen samenwerken? Pas daarna is het tijd om te kijken welke applicaties daar het beste bij aansluiten. Wat je niet wil is je verdiepen en bezighouden met nog meer mogelijkheden van evenzoveel nieuwe programma’s en in een veelvoud van communicatieapps berichten bijhouden. Het nieuwe werken betekent het vereenvoudigen van middelen maar ook communicatie en informatie terugbrengen naar één plek. Deze plek is toegankelijk waar de gebruiker het wenst.
Voor organisaties die met Office 365 werken is Microsoft Teams dan ook een logisch keuze. Je kunt er documenten delen, snel informatie uitwisselen, bellen, overzichten van taken bijhouden, plannen, voortgang bewaken. En dat zonder dat je veel kennis hoeft te hebben van afzonderlijke applicaties zoals Planner, OneNote, SharePoint of Excel. Je hoeft ook niet te weten waar je informatie of belangrijke documenten kunt vinden. Alles kan en wordt eenvoudiger met Microsoft Teams. Hoog tijd dus, om de kansen van het nieuwe werken te grijpen!
Robbert Robben
Trainer
