Van een pure ‘facilitator’ is ICT voor veel organisaties een belangrijk instrument geworden, dat direct bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Daarmee is de moderne digitale werkplek voor veel medewerkers het centrale middelpunt geworden voor al hun werkzaamheden. Des te belangrijker om medewerkers vooral zélf regie te laten voeren over hun digitale werkplek, zodat die maximaal aansluit bij hun eigen behoeftes.
Een werkplek die is afgestemd op de medewerker
De tijd waarin ICT een puur faciliterende rol vervult: die is al lang voorbij. Tegenwoordig is ICT voor veel organisaties een vanzelfsprekendheid geworden; ze nemen ICT af als een dienst, net als gas, water en licht. Hierdoor ontstaat een wendbare en flexibele ICT-voorziening, die continu en precies is afgestemd op de behoefte van de gebruiker. De focus van de ICT-afdeling verschuift van operationele instandhouding naar het verhogen van gebruikerstevredenheid en productiviteit.
De regievoering op ICT krijgt daarmee een ander karakter. In het verleden was de ICT-afdeling verantwoordelijk voor alle ICT-zaken. Later verschoof die verantwoordelijkheid naar servicemanagers. In de toekomst is ICT steeds meer een ‘algemeen goed’ binnen de organisatie en draagt iedereen een klein stukje verantwoordelijkheid.
Die verandering zien we nu al ontstaan; ICT is al lang geen puur technisch feestje meer. Zo vervult de afdeling P&O tegenwoordig een belangrijke rol in de toegangscontrole naar programma’s en documenten. De afdeling HR draagt op haar beurt bij aan een optimale medewerkersbeleving door tijdige informatievoorziening en online leerportalen. De communicatie-afdeling verzorgt het organisatie-nieuws, terwijl de personeelsvereniging de online evenementenkalender bijhoudt.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden op organisatieniveau. Afdelingsspecifiek zien we ook verdergaande ICT-verwevenheid; bijvoorbeeld als het gaat om het aanbieden van rolgebaseerde stuurinformatie, en digitale transformatie door machine teaching en artificial intelligence. Daarmee is ICT verworden tot een verlengstuk van iedere medewerker bij het optimaliseren van processen en bij het efficiënter en productiever werken.
Een werkplek die informatie naar de gebruiker toe brengt
Met de combinatie van machine teaching en artificial intelligence is het mogelijk om bedrijfsprocessen te transformeren naar de digitale wereld. In tegenstelling tot digitalisering, waarbij documenten digitaal worden opgeslagen, grijpt digitale transformatie in op het proces en zorgt automatisering voor het versnellen van werkinstructies. Een voorbeeld: tegenwoordig kunnen medewerkers met hun smartphone een foto maken van papierstromen, waarna de inhoud direct en automatisch vanaf de foto op de juiste plaats wordt ingevoerd in het achterliggend ERP-systeem. De inrichting van de moderne digitale werkplek sluit idealiter optimaal aan bij dit soort digitale toepassingen, in een wereld die bovendien steeds mobieler wordt.
In die steeds verder gedigitaliseerde wereld zoekt informatie de medewerker, in plaats van andersom. Een voorbeeld: wie tegenwoordig op zoek is naar informatie, maakt daarbij gebruik van de bekende online zoekmachines. De moderne digitale werkplek kan zó ingericht worden dat die exact hetzelfde werkt als zo’n zoekmachine, waarbij de medewerker eenvoudig informatie kan vinden binnen alle interne organisatie-informatie en bedrijfsapplicaties. Zo ziet de medewerker bij de zoekopdracht ‘verlof’ direct hoeveel vrije dagen hij of zij nog heeft, een kalender voor het indienen van een verlofaanvraag én een verwijzing naar het personeelshandboek met uitleg over de spelregels. Ander voorbeeld: bij het zoeken op een specifieke klantnaam krijgt de medewerker (afhankelijk van zijn of haar rechten) direct alle openstaande facturen te zien, een overzicht met gemaakte afspraken, een lijst met alle contactpersonen bij de klant én alle laatste berichten in de sociale media van dit bedrijf.
Door de moderne digitale werkplek op deze manier in te richten, sluit deze optimaal aan bij de specifieke informatiebehoefte die hoort bij de functie en rol van de medewerker binnen de organisatie.
Een werkplek waarmee iedereen uit de voeten kan
De ingebruikname van zo’n moderne digitale werkplek betekent voor veel medewerkers een flinke verandering. Des te belangrijker om voldoende aandacht te besteden aan adoptie, training en productiviteit. In praktijk zien we dat de afdeling Communicatie en een groep ICT-ambassadeurs erg waardevol kunnen zijn bij uitleg over de digitale werkplek en bij het meenemen van medewerkers in de verandering.
Tegelijkertijd zien we de nodige veranderingen op het gebied van adoptie en productiviteit. Dit heeft alles te maken met het mobiele karakter van de moderne digitale werkplek. Sinds het begin van de coronacrisis zijn veel medewerkers immers thuis gaan werken. Veel organisaties denken na over aangepaste huisvesting ná corona in ‘het nieuwe normaal’. Meerdere organisaties voorzien hybride werken in een blijvende vorm. Dan is het wel zo handig als medewerkers kunnen rekenen op goede ICT-ondersteuning op afstand. Niet voor niets maken steeds meer organisaties gebruik van een e-Coach, die medewerkers met functionele gebruikersvragen op afstand ondersteunt. Dankzij alle nieuwe mogelijkheden voor videobellen lijkt het daarbij alsof de ICT-helpdeskmedewerker naast de gebruiker staat. Hierdoor voelt de hulp-op-afstand steeds meer als hulp-altijd-dichtbij!
Ook zien we dat steeds meer organisaties gebruikmaken van een KennisHub: een online leerportaal met trainingsmaterialen, documentatie en korte e-learningmodules rondom vaak terugkerende handelingen en workflows. Op die manier kunnen medewerkers, waar ze ook aan het werk zijn, snel zelf antwoord vinden op al hun ICT-gerelateerde vragen.
De medewerker als regisseur
Met de komst van de moderne digitale werkplek beschikt de medewerker over een fundament voor innovatie, dat hij of zij naar eigen inzicht kan modelleren. Als ‘regisseur’ kiest de medewerker waar, wanneer en op welke type apparaten hij of zij het liefste werkt, en welke informatie en programma’s daarbij – afhankelijk van locatie, functie en rol – op dat moment relevant zijn. Op die manier biedt de moderne digitale werkplek organisaties de ultieme mogelijkheid om invulling te geven aan efficiënt werken en een verhoogde productiviteit, terwijl ze medewerkers tegelijkertijd ultieme gebruikerstevredenheid biedt. Laat ICT dus niet voor medewerkers bepalen, maar geef hen zelf de regie.
