Gemeente Horst aan de Maas: detachering a la Ictivity voor winstmaximalisatie

De gemeente Horst aan de Maas heeft een deel van haar applicaties buiten de deur gezet en draait waar mogelijk op cloudoplossingen. Hierdoor ontwikkelt de IT-afdeling zich dan ook meer tot een regieorganisatie. Een organisatie die op continue basis externe specialisten inzet om onder andere het landschap op architectuurniveau te bewaken en voortdurend op de – veranderlijke – bedrijfsmatige behoeften af te stemmen. Ictivity staat daarbij, als leverancier van experts, hoog op het lijstje. ‘Ze hebben nog nooit een persoon gestuurd die niet matcht.’

37 fte groot is de afdeling Informatievoorziening van de gemeente Horst aan de Maas. 7 fte daarvan komt voor rekening van het onderdeel Automatisering, met nog eens 2,5 fte inhuur erbovenop. De in gebruik zijnde software is niet zelfontwikkeld, maar ingekocht, waarbij het applicatiebeheer deels wordt gedaan door de leveranciers. Wat betreft infrastructuur houdt men de touwtjes graag in eigen hand, maar bepaalde expertises zoals databasebeheer en switches worden uitbesteed.

Regieorganisatie

Stefan Maas, Teamhoofd Informatievoorziening: “Ons landschap wordt steeds complexer en meer onderling verbonden. Om deze omgeving goed in te richten en te beheren, heb je op veel gebieden expertise nodig. Het is ondoenlijk om al die specialisten zelf in huis te hebben; daar zijn we als gemeente gewoon te klein voor. Daarom richten we ons als IT-organisatie meer op regie en besteden we specifieke expertisegebieden uit, of laten deze invliegen. Co-sourcing dus. Voor ons is het wel belangrijk om het overzicht te behouden. Blijven monitoren hoe het landschap is opgebouwd. Bij issues goed kunnen inschatten: waar grijpt het in, wat heb ik nodig aan expertise en waar haal ik die het snelste vandaan.”

Ons landschap wordt steeds complexer en meer onderling verbonden. Om deze omgeving goed in te richten en te beheren, heb je op veel gebieden expertise nodig.

Drie jaar geleden verzorgde Automatisering 90 procent van het beheer zelf. Inmiddels zijn er een aantal applicaties buiten de deur gezet, is er voor cloudoplossingen gekozen en zijn specialistische gebieden bij externe partijen belegd. Bij Ictivity wordt extra IT-expertise gehaald: specialisten die de samenhang, de performance en de afhankelijkheden bewaken en helpen vernieuwing vorm te geven.

Onlangs is Horst aan de Maas een geïntensiveerde samenwerking aangegaan met een aantal gemeenten in de regio, onder andere op het gebied van ICT. Een van de drivers hierbij is de kwetsbaarheid op specialistische ICT-gebieden te verkleinen en een interessante werkgever te blijven op het gebied van automatisering.

Duizendpoten

De gemeentelijke vraag verschuift van operationeel beheerders naar meer technische projectleiders en projectmedewerkers. Professionals die mede inhoud kunnen geven aan de ‘verander-IT’ binnen de organisatie. Geen knoppendrukkers, maar mensen die zelfstandig kunnen afstemmen met opdrachtgevers en leveranciers. Maurice Jacobs, Seniorbeheerder Automatisering: “Door de verplaatsing van interne functionaliteit naar clouddiensten nemen onze beheertaken af. Het in de lucht houden van je virtualisatie en van je back-up wordt uiteindelijk een clouddienst. Wat we zelf blijven doen, is borgen dat alles werkt. Niet operationeel, maar in de managementlaag. En vernieuwen natuurlijk, want de business krijgt nieuwe behoeftes en dan moet de IT mee. Van de IT’er vergt dit behalve vakkennis ook kennis van de bedrijfsvoering: wat de organisatie nodig heeft, hoe het management denkt. En ook het kunnen maken van een vertaalslag naar IT is nodig, want wat lijnmanagers te berde brengen, is vaak niet technisch.”

“Rekening houden met cultuurelementen van de organisatie is een bijkomende eis”, betoogt Maas. “Cultuur bepaalt tenslotte of je succesvol bent. Je kunt geavanceerde iPhones de organisatie in schuiven, maar als medewerkers moeite hebben om zo’n device te bedienen, of als ze niet goed kunnen omgaan met een toename van informatie op het werk en daardoor extra aandacht nodig hebben, dan werkt het niet. Je moet niet alleen inspelen op veranderende werkwijzen, maar ook op de manier waarop mensen daarmee omgaan. De duizendpoten die wij zoeken zijn daarom van alle markten thuis: technisch, organisatorisch, sociaal en communicatief.”

De ideale kandidaat

De gemeente deponeerde haar vraag naar specifieke expertise bij diverse detacheerders, waaronder Ictivity. Jacobs: “Interessant is wat er gebeurt als je op het punt komt van vervanging van een specialist – want het zijn ambitieuze mensen en na een jaar willen ze ervaring opdoen in een ander project. Zo’n persoon heeft hier een jaar kennis opgedaan, en is van de ene week op de andere vertrokken. Dan wil je zakendoen met een detacheerder die op korte termijn iemand van hetzelfde kaliber kan sturen. En dat was bij veel leveranciers een pijnpunt. Niet zelden kwamen ze met schoolverlaters voor functies waarin je na twee weken zelfstandig behoort te opereren en de organisatie voor 90 procent moet snappen. Dat gaat natuurlijk niet. Ik begrijp wel dat ze iemand willen sturen, maar ze bieden niet de flexibiliteit die wij vragen.”

Maas: “Ictivity voelt uitstekend aan wat wij nodig hebben en is keer op keer in staat gebleken op het juiste moment de juiste mensen te leveren. Dat wil zeggen: technisch kundig, snel lerend, zelfsturend, flexibel. En organisatiesensitief, dus met oog voor hoe het team, het management en de directie opereert en wat de verwachtingen zijn van de gebruikersorganisatie. Een externe kracht moet zich daarop kunnen instellen. Andere detacheerders begrijpen dat ook wel, alleen de vraag is: wil je de juiste persoon op dat moment beschikbaar maken? Ben je bereid daar moeite in te steken? Je kunt natuurlijk in je bestand gaan zoeken naar mensen die op dat moment vrij zijn, zonder je af te vragen of ze echt passen. Maar je kunt ook zeggen: ik zoek door naar de ideale kandidaat en ik ga ervoor zorgen dat hij beschikbaar komt – omdat ik de klant interessant vind en graag van dienst wil zijn, en omdat het project uitdagend voor de medewerker. Dat is meer de Ictivity-stijl.”

“Ik denk dat wij als klant best interessant zijn”, meent Jacobs. “Horst aan de Maas is een erg ondernemende gemeente en de eerste in Nederland die was aangesloten op mijnoverheid.nl. Continu in beweging, vernieuwend in dienstverlening en automatisering. Horst loopt voorop. Dat maakt het aantrekkelijk voor mensen om hier te werken, en voor leveranciers om daar een bijdrage aan te leveren. Het type IT’er dat we hier vragen, moet je ook geen wachtwoordresets laten doen. Die willen uitgedaagd worden en groeien.”

Grondige preselectie

De gemeente waardeert met name Ictivity’s actieve personeelswerving in de markt en haar creativiteit in planning. Maas: “Als ze pas over drie maanden de gevraagde fulltimer kunnen leveren, stellen ze bijvoorbeeld voor om alvast iemand te sturen voor twee dagen per week. Dat is constructief meedenken en niet vasthouden aan: ‘kandidaat X moet het worden want ik heb niemand anders op de bank zitten’. Onlangs hadden ze nota bene een geschikte kandidaat op de bank zitten en zijn ze alsnog gaan zoeken naar een nog beter passende. Uiteindelijk werd die gevonden bij een van Ictivity’s partnerbedrijven, en daar, via een speciale constructie, vrijgespeeld voor een klus bij ons. Een mooi voorbeeld van hoe ze het belang van de klant voorop stellen. Als ze iemand uit eigen gelederen hadden gestuurd, zouden ze er financieel meer aan overhouden. Winstmaximalisatie op korte termijn vinden ze echter minder belangrijk dan klanttevredenheid op lange termijn.”

Past een voorgedragen kandidaat niet in het team, dan wordt dat gewoon gezegd. Daar is de relatie open genoeg voor, aldus Jacobs. “Niet dat het ooit is voorgekomen, want de preselectie die Ictivity hanteert is heel grondig. Evenals hun uitvraag van functie-informatie. Exchange-experts zijn er honderden, maar de vraag is wat die gaat doen: op de knopjes drukken, scripts maken of de mailboxen van veertig secretaresses migreren. Dat zijn verschillende werkzaamheden waar je verschillende karakters voor nodig hebt.”

“Cv-schuivers zijn er genoeg onder detacheerders”, concludeert Maas. “Wij hebben Ictivity leren kennen als een club die het klappen van de zweep kent op het gebied van IT-ontwikkeling en –beheer, en snel levert. Ze hebben nog nooit een persoon gestuurd die niet matcht!”