Heldere communicatie voor een soepele migratie bij Gemeente Veldhoven

Gemeente Veldhoven: heldere communicatie voor een soepele migratie

Meer flexibiliteit, transparantie en schaalbaarheid. Voor gemeente Veldhoven waren het belangrijke redenen om het ICT-beheer en de -infrastructuur aan Ictivity uit te besteden. De gemeente wilde zelf niet meer investeren in hardware en koos daarom voor infrastructure as a service (IaaS). De succesvolle samenwerking waarin heldere communicatie voorop stond heeft bijgedragen aan het hoofddoel om de IT-dienstverlening voor de toekomst van gemeente Veldhoven te waarborgen.

De sleutel tot succes in deze migratie? Heldere communicatie.

Over gemeente Veldhoven

Gelegen in Noord-Brabant heeft Veldhoven net de 45.000e inwoner begroet. Bij de gemeente Veldhoven werken circa 400 medewerkers, waarvan elf functioneel beheerders gecentraliseerd zijn bij het cluster Informatiemanagement. Zij adviseren gebruikers en beheren de belangrijkste applicaties. Daarnaast kent gemeente Veldhoven het cluster Automatisering dat bestaat uit twee systeembeheerders, één databasebeheerder en twee medewerkers op de servicedesk.

Van verouderde hardware naar IaaS

Voor gemeente Veldhoven gaf een verouderde ICT-omgeving aanleiding om een stap richting de toekomst te zetten. Veel gemeentes zijn gewend om te investeren in hardware, vier tot vijf jaar af te schrijven en vervolgens opnieuw te investeren. Veldhoven maakte de keus deze traditie achter zich te laten en de infrastructuur als dienst af te nemen, waarbij alle hardware naar een datacenter gemigreerd moest worden. Dit als onderdeel van een aanbesteding uit 2017 die in samenwerking met gemeente Waalre was gestart. Ine van Rozendaal, coördinator I&A bij gemeente Veldhoven: “Er waren in het begin best wat hobbels te nemen. Maar alle partijen hadden de insteek om er een succes van te maken.”

Die constructieve houding was prettig en we hebben in goede samenwerking onze migratie naar het datacenter tot een succes gemaakt. – Ine van Rozendaal, coördinator I&A bijGemeente Veldhoven

De gemeente had bij het afnemen van de infrastructure as a service verschillende doelen voor ogen: allereerst wilde gemeente Veldhoven verantwoordelijkheden over kunnen dragen aan deskundige partijen en een passende ICT-oplossing voor het huidige en toekomstige applicatielandschap creëren. Ook het borgen van continuïteit en het creëren van een transparante en schaalbare kostenstructuur stond hoog op het lijstje. Tot slot moest aandacht uitgaan naar het optimaliseren van flexibiliteit ten aanzien van bij- en afschalen van werkplekcapaciteit en het faciliteren van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. “Het opzetten van al onze hardware, dus al onze servers en verbindingen in het datacenter van Ictivity vormde het fundament voor het bereiken van onze doelen”, aldus Van Rozendaal.

Heldere communicatie voor een soepele migratie

De sleutel tot succes in deze migratie? Heldere communicatie. Van Rozendaal: “We hebben wekelijks met een projectleider van Ictivity om tafel gezeten en zo heel stapsgewijs en gestructureerd kunnen werken. We maakten gebruik van een actie- en besluitenlijst en communiceerden tijdens de migratie ook via een Whatsapp-groep. Een waardevol communicatiekanaal dat in mijn ogen beter werkt dan e-mail, omdat beide partijen wanneer nodig snel konden schakelen. Daarnaast zijn intern alle functioneel beheerders bijgeschakeld en werden zij wekelijks geïnformeerd over het project. Dit om te voorkomen dat zij achteraf onverwachts zouden aangeven dat oplossingen niet naar behoren werkten of niet voldeden aan de wensen.”

De eerste werkdagen na de migratie hebben we ingezet op ‘floorwalking’. Op iedere etage liepen twee functioneel beheerders rond om medewerkers live te ondersteunen, wat zorgde voor draagvlak en rust op de vloer.

Niet alleen tussen gemeente Veldhoven en Ictivity droeg goede communicatie bij aan het soepel verlopen van de migratie, ook binnen de gemeente werd gezorgd dat iedereen voldoende op de hoogte was. De wekelijkse projectoverleggen en de actie- en besluitenlijst gaven input voor actie richting functioneel beheerders maar hielpen ook bij het informeren van de Veldhovense medewerkers. Dit is van groot belang omdat zij de gebruikers vormen van alle ICT-oplossingen. “We hebben tijdig gecommuniceerd met onze medewerkers, zodat ze wisten waarmee we bezig waren en om ze voor te bereiden op het migratieweekend”, aldus Van Rozendaal. “Alle functioneel beheerders hebben hun eigen gebruikers op de hoogte gebracht, zodat deze gebruikers daar hun eerste vragen konden stellen. De eerste werkdagen na de migratie hebben we ingezet op ‘floorwalking’. Op iedere etage liepen twee functioneel beheerders rond om medewerkers live te ondersteunen, wat zorgde voor draagvlak en rust op de vloer en daarmee ook bij systeembeheer en de Servicedesk zodat zij zich konden focussen op het verhelpen van nog lopende issues. De functioneel beheerders konden tevens direct aan de projectleiding terugkoppelen welke problemen zich voordeden.”

Bijschakelen is geen probleem

De betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van Ictivity werden door de gemeente zeer gewaardeerd. Van Rozendaal: “Op een gegeven moment zaten we in een lastige situatie waarin dezelfde mensen op meerdere plekken nodig waren. Ictivity had onze mensen nodig om kennissessies te houden voor de overdracht in verband met Waalre, maar tegelijkertijd moesten die mensen ook worden ingezet voor onze eigen migratie. Ictivity heeft hier vervolgens externen op bijgeschakeld, waardoor we dit spanningsveld eenvoudig achter ons konden laten.”

Leerpunten voor de toekomst

Hoewel de migratie goed is verlopen is het nog te vroeg om te spreken over concrete resultaten. Wel is het overgrote deel van de gebruikers het eens dat de performance van de infrastructuur sinds de migratie gelijk is gebleven of zelfs is verbeterd. Daarnaast heeft de migratie een aantal interessante learnings opgeleverd. Zo blijkt het inplannen van meer tijd voor afstemming met derde partijen cruciaal. “We waren net overgestapt naar een andere internetprovider, wat een extra factor vormde in de migratie”, vertelt Van Rozendaal. “Daarom hebben we besloten om eerst de migratie van onze internetverbinding te doen en deze los te trekken van de migratie van onze hardware. Dit was een verstandige zet, maar omdat we nog niet precies wisten hoe we met de nieuwe internetprovider moesten schakelen zijn we daar alsnog aardig wat tijd mee verloren.” Ook is het handig om enkele weken voor de migratie een change freeze door te voeren. Dit houdt in dat in de IT-omgeving zelf geen belangrijke updates of vernieuwingen meer mogen plaatsvinden. Van Rozendaal: “Er traden enkele issues op nadat vlak voor de migratie een update van software had plaatsgevonden. Als er in de laatste fase nog iets verandert kan dat dus zomaar van invloed zijn op de migratie. Dit is een mooi leerpunt om in de toekomst rekening mee te houden.”