IT-implementatie bij Pluryn ten tijde van de coronacrisis

Van floorwalker naar e-Coach: IT-implementatie bij Pluryn ten tijde van de coronacrisis

Een IT-implementatie in coronatijd, daar moesten veel organisaties aan geloven. Sommige projecten stonden al in de steigers, andere werden gestart tijdens de coronacrisis. Of dit nu ging om een implementatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams om videobellen mogelijk te maken, het migreren naar de cloud zodat iedereen eenvoudig vanuit huis kon werken of een overstap naar een moderne werkplek. Bij dergelijke IT-trajecten was er voor de coronatijd altijd een aantal dagen een ‘floorwalker’ van Ictivity op locatie aanwezig om medewerkers te ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe systemen. Een essentiële stap bij de adoptie van de nieuwe technologie. Maar met veel lege kantoren en de 1,5-meter regel mochten er sinds maart bij veel organisaties geen floorwalkers meer op locatie komen. Gelukkig schakelde Ictivity snel en kwam met het concept van de e-Coach. Een coach die tijdens en na een implementatie online beschikbaar is voor medewerkers om hun vragen te beantwoorden of zelfs een korte training te verzorgen, bijvoorbeeld als meer mensen dezelfde problematiek ervaren. Pluryn is een van de relaties waar de e-Coach een daverend succes is.

De digitale werkplek

Voordat de COVID-19 pandemie Nederland bereikte, werkte Ictivity al bij Pluryn aan het project ‘de digitale werkplek’. Alle medewerkers van Pluryn kregen een online werkplek gebaseerd op Office365. Hoewel het achteraf gezien een perfecte tijd bleek te zijn om deze overstap te maken, is er in de uitrol wel het een en ander veranderd door de pandemie. Zo stond de implementatie van Microsoft Teams bijvoorbeeld later op de roadmap, maar is dit naar voren verschoven omdat de medewerkers gemakkelijk met elkaar en externe partners moesten kunnen communiceren. Dit traject is dan ook versneld uitgevoerd en binnen 2 weken konden zo’n 7.000 medewerkers hiermee aan de slag.

De altijd bereikbare e-Coach

Het coronavirus vroeg ook om een andere ondersteuning van medewerkers in dit traject. Zoals eerder al benoemd was een floorwalker geen mogelijkheid meer in de 1,5-meter samenleving. Frank van de Leur, Manager ICT bij Pluryn, vertelt hierover: “Gelukkig had Ictivity al een oplossing op de plank en kwam met het idee van een online floorwalker, oftewel de e-Coach. Omdat wij het ontzettend belangrijk vinden dat medewerkers in het proces meegenomen worden, is de ondersteuning vanuit Ictivity erg belangrijk. Het grote voordeel van de e-Coach is dat de bereikbaarheid zo goed is. Normaliter kon een floorwalker naar een aantal locaties komen, nu kan iedere locatie gebruik maken van dit belangrijke advies.”

De beschikbaarheid van de e-Coach is een groot voordeel, net als het hoge kennisniveau waar de medewerkers op kunnen terugvallen. “Een floorwalker was een aantal dagen op locatie om de medewerkers op gang te helpen met de nieuwe systemen”, vertelt Bart van Bokhoven, Segment Manager Zorg bij Ictivity. “Het is natuurlijk fijn om de interactie live te hebben, maar het legt ook wat beperkingen op. Zo kan een floorwalker maar op één locatie tegelijk zijn en is hij er maar een bepaald aantal uur. De e-Coach is de hele dag bereikbaar en dat is extra fijn voor zorginstellingen of scholen bijvoorbeeld, zodat de medewerkers de e-Coach kunnen bellen op het moment dat zij niet bezig zijn met patiënten/cliënten of scholieren. Daarnaast blijft een e-Coach ook langer bij een traject betrokken dan bij een floorwalker het geval was.”

De ideale combinatie is een aantal dagen een floorwalker op locatie, aangevuld met een e-Coach voor een langere periode. Hopelijk kunnen we met deze hybridevorm starten, zodra de coronacrisis voorbij is. – Frank van de Leur, Manager ICT bij Pluryn

Makkelijke communicatie

Frank: “Wij zijn zo ontzettend blij met de hulp van de e-Coach, dat wij eigenlijk niets anders meer zouden willen. Naast de bereikbaarheid is ook het snelle schakelen een enorm voordeel. Door het videobellen kan iemand gemakkelijk zijn scherm delen, waardoor er geen schermen overgenomen hoeven te worden. Het is een makkelijke manier van communiceren. In de organisatie hoor ik terug hoeveel mijn medewerkers eraan hebben. Mensen geven aan dat het prettig werkt en dat de e-Coaches erg veel kennis bezitten en klantgericht en behulpzaam zijn. Omdat ze ieder moment van de werkdag beschikbaar zijn, is de drempel laag om even een belletje te plegen en met en vraagstuk of probleem geholpen te worden.”

De e-Coach heeft ervoor gezorgd dat de adoptie van nieuwe systemen in ons team versneld is. Het is een efficiënte en prettige manier van de technologie zo goed mogelijk te laten landen bij medewerker.

Trainingen van de e-Coach

Naast dat de e-Coach vragen van medewerkers beantwoordt, geeft hij of zij ook korte trainingen voor een groep medewerkers. Als een vraag namelijk meerdere keren binnenkomt, is het voor de e-Coach duidelijk dat dit onderwerp nog wat aandacht vergt. Bart: “Door zo’n training kunnen we in één keer een hele groep medewerkers verder helpen. Zo delen we iedereen zijn tijd zo efficiënt mogelijk in. Momenteel zien we dat bij organisaties in transitie dat er zo’n 20 à 30 keer een beroep op de e-Coach wordt gedaan. Ook neemt de e-Coach na enkele weken nog eens contact op met de werknemers om te zien of alles soepel loopt of dat er toch nog vragen liggen. Organisaties kunnen echt op de professionele trainers rekenen.”

Wij geloven dat aandacht voor het meenemen van de medewerkers het succes van een implementatie bepaalt. Pluryn is een organisatie die hier ook veel belang aan hecht en met de e-Coach hebben we niet op kwaliteit hoeven inleveren tijdens de coronacrisis.

In de toekomst verwacht Frank nog veel IT-zaken met Ictivity op te pakken. Afhankelijk van de groepsgrootte zal dan gekeken moet worden of een floorwalker toegevoegde waarde biedt of dat alles via de e-Coach gaat, denkt Frank. Voor nu is het implementatieproces van Office365 soepel verlopen en weten medewerkers elkaar ook thuis gemakkelijk te vinden dankzij Microsoft Teams.