Cloudmigratie in coronatijd: hoe Vroon zijn gebruikers meenam

Vroon is een internationaal actieve rederij, met het hoofdkantoor in Breda en met management companies in Den Helder, Genua, Aberdeen, Singapore en Manilla. Wereldwijd werken er zo’n 3.000 professionals, waarvan zo’n 300 in de verschillende kantoren. De uit 130 schepen bestaande vloot zet Vroon in voor de offshore-markt en voor het (diepzee)transport van onder meer droge lading, bitumen, auto’s, levend vee en meer. Ictivity ondersteunde het wereldwijd actieve bedrijf afgelopen jaar op meerdere fronten bij het realiseren van zijn ambities.

Een schaalbaar, gestandaardiseerd en effectief IT-platform, als enabler voor de ‘Vroon as a Platform’-groeistrategie. – Rob Frenks, Group ICT Manager Vroon

Naar de cloud

Als onderdeel van de toekomststrategie wil Vroon zijn eigen, bestaande vloot optimaliseren en uitbreiden met schepen die niet in eigendom, maar wel in beheer zijn van het bedrijf (third party management). Om die ambitie mogelijk te maken werd de ‘Vroon as a Platform’-strategie uitgewerkt, waarvan IT een belangrijk onderdeel vormt. Een schaalbaar, gestandaardiseerd en effectief IT-platform was bij dit alles een cruciale randvoorwaarde, vertelt Rob Frenks (Group ICT Manager). “We wilden daarom de transitie maken naar de cloud, voor een betere gebruikerservaring voor onze medewerkers.”

ICT Infrastructure Manager Wesley Vandamme: “Met in het achterhoofd dat onze systemen en servers in 2020 end-of-life zouden zijn, was het met het oog op onze toekomstambities al snel duidelijk dat dit een geijkt moment zou zijn voor de implementatie van een ‘cloud first’-strategie. Zeker nu de onderliggende cloudtechnologie in rap tempo volwassen is geworden.”

Voor ons was dit een geijkt moment om de overgang naar de cloud te maken. – Wesley Vandamme, ICT Infrastructure Manager Vroon

De gebruiker staat voorop

Na een aanbestedingstraject kwam Vroon voor deze cloudmigratie uit bij Ictivity. Het project omvatte onder meer de migratie van alle bedrijfsapplicaties naar Microsoft Azure (inclusief managed services voor de hele Azure-omgeving) en de ingebruikname van een nieuwe, moderne IT-workspace (op basis van onder meer Office365, Omnia en Microsoft Intune voor mobiel apparaat-/applicatiebeheer). Ictivity kwam met een indrukwekkend technisch implementatieplan, blikt Vandamme terug. “Maar, misschien nog wel belangrijker: Ictivity ruimde in zijn voorstel enorm veel ruimte in voor een goede adoptie en training van eindgebruikers. Uiteindelijk gaat het toch om een hele andere manier van werken voor onze collega’s. Ictivity’s motto ‘User Based Computing‘, waarbij de gebruiker centraal staat, sprak ons wat dat betreft meteen aan.”

Delen van documenten: stuk gemakkelijker

Namens Vroon had Project Manager Nitin Chopra de leiding over het tot Project Velum omgedoopte project. “Dankzij de Omnia oplossing van Ictivity is het vinden van informatie en het delen van documenten nu veel makkelijker geworden. Medewerkers vinden alle informatie en data die ze nodig hebben nu op één centrale plek, zonder dat ze allerlei verschillende applicaties hoeven te openen. Ook implementeerden we – nu door corona veel mensen op afstand werken – versneld Microsoft Teams. Dit is de onderlinge samenwerking tussen onze wereldwijde locaties en met externe partijen zeker ten goede gekomen.”

Het vinden en delen van informatie en documenten is nu veel makkelijker geworden. – Nitin Chopra, Project Manager Vroon

Voorafgaand aan de implementatie werd een persona-onderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen in de verschillende typen gebruikers en werkstijlen binnen Vroon. Een van de onderdelen was een medewerkerssurvey, waaruit het makkelijker kunnen delen van documenten naar voren kwam als belangrijk verbeterpunt, vult Rob Frenks aan. “In de oude situatie misten we daartoe voldoende mogelijkheden, zeker als je bestanden wilde uitwisselen met mensen van een andere afdeling of van buiten Vroon. Medewerkers gingen grote bestanden vervolgens e-mailen, of ze gebruikten op eigen initiatief filesharing-tools als WeTransfer. Van die omslachtige situatie wilden we af.”

What’s in it for them?

Na afronding van de technische implementatie volgde de belangrijke adoptiefase. Chopra: “De snelheid waarmee en de mate waarin je gebruikers met de nieuwe technologie uit de voeten kunnen heeft direct invloed op je business, al helemaal als het gaat om een verandering op deze schaal. Je zult medewerkers van meet af aan moeten meenemen in alle veranderingen en hen duidelijk moeten maken: what’s in it for them? Als mensen zien hoe nieuwe technologie hun werk makkelijk gaat maken, wordt het een stuk makkelijker om eventuele weerstand of scepsis te overwinnen.”

Je zult mensen van meet af aan moeten meenemen in alle veranderingen.

Met het oog op een soepele adoptie werden binnen Vroon 17 ambassadeurs benoemd, schetst Chopra. “Mensen uit de business, zonder specifieke ICT-achtergrond, die hielpen bij de uitrol en die door Ictivity werden getraind om collega’s te ondersteunen. Dat werkte enorm goed. Wat ook hielp waren de voortdurende informatie-updates vanuit ons projectteam. Wat is de actuele status van het project? En welke veranderingen zitten er aan te komen?”

Dag en nacht beschikbaar

Ook de door Ictivity verzorgde online training en aanvullende mini-trainingen – rondom 8 specifieke deelonderwerpen – hielpen enorm tijdens de adoptiefase, vervolgt Chopra. “En wat verder ook zeker niet onvermeld mag blijven is de door Ictivity ‘geleverde’ e-Coach, die dag en nacht beschikbaar was voor alle functionele gebruikersvragen. Dat ‘dag en nacht’ mag je vrij letterlijk nemen”, vult Rob Frenks aan. “We zijn een internationaal bedrijf, dat werkt in meerdere tijdzones. De e-Coach van Ictivity was in die eerste dagen na go-live vanaf 2 uur ’s nachts beschikbaar voor vragen van onze collega’s in Azië. Het tekent de enorme betrokkenheid en flexibiliteit van Ictivity; ze doen er alles aan om een project tot een succes te maken.”

De e-coach van Ictivity stond dag en nacht klaar. Letterlijk.

Senior trainer Robbert Robben was namens Ictivity nauw betrokken bij het adoptie- en communicatieprogramma. “Hoe krijg je al die medewerkers, van Breda tot Manilla, mee in een nieuwe werkwijze? Een goed doordacht adoptie- en communicatieprogramma is cruciaal, wil je – zeker in deze coronatijd – een succes maken van een project van deze omvang. Daarbij mag – naast de al genoemde diensten – ook de KennisHub niet onvermeld blijven. Via dit online leerportaal kunnen Vroon-medewerkers 24/7 beschikken over micro-leermodules met instructiematerialen, naslagwerken en andere informatie, voor gebruik tijdens trainingen of voor zelfstudie. Het doet me goed om te zien dat we deze grootschalige transitie, mede dankzij de uitstekende samenwerking tussen Vroon en Ictivity, ook vanuit het perspectief van de gebruiker in goede banen hebben weten te leiden.”

Enorme cultural fit
Er was al met al sprake van een enorme ‘cultural fit’ tussen Vroon en Ictivity, constateert Rob Frenks. “Net als wij beschikt Ictivity over een flexibele, oplossingsgerichte can-do-mentaliteit. Wij kunnen best wel veeleisend zijn en hebben vaak een duidelijk beeld van de richting die we uit willen. Ictivity pikte dit steeds goed op en bewoog daarin heel goed mee. Wat ons ook aansprak was hun sterke focus op de eindgebruiker, en niet op de techniek alléén. Ook was Ictivity erg scherp op het ‘first time right’-principe. Als er al issues waren, toonde Ictivity zich immer proactief en flexibel bij het oplossen ervan.”

Er was sprake van een enorme cultural fit.

Ictivity stond bovendien altijd open voor suggesties, schetst Chopra. “Ze legden geen dingen op en pasten het proces waar nodig aan. Alles ging in goed overleg.” Wesley Vandamme vertelt hoe de twee partners zich samen bogen over de architectuurdocumenten voor onder meer Microsoft Azure en Omnia. “Per document belegden we twee à drie workshops met alle betrokkenen. Dat ging volledig in samenspraak; Ictivity legde steeds opnieuw helder uit waarom een bepaalde keuze volgens hen de beste was. Zo kwamen we voor elke bouwsteen van de implementatie samen tot de meest optimale oplossing.”

Vroon loopt voorop met de implementatie van Windows Virtual Desktop, de virtuele werkplekoplossing van Microsoft op basis van Desktop-as-a-Service (DaaS). Ook hierbij toonde Ictivity zich flexibel, vertelt Vandamme. “Vanuit Vroon wilden we deze nieuwe werkplektechnologie omarmen, maar dat brengt natuurlijk ook een zeker risico met zich mee. Ictivity pakte deze uitdaging graag samen met ons op.”

Uitdagende omstandigheden

Namens Ictivity kijkt ook Project Manager Martijn Verhoeven tevreden terug op het project. “Van dit project is vooral de fijne, hechte samenwerking me bijgebleven. Onze organisaties passen qua cultuur goed bij elkaar. Juist daardoor durfden we elkaar waar nodig ook af en toe de waarheid te zeggen, zonder dat de relatie eronder leed. Ik denk dat die mentaliteit, naast de flexibele en transparante houding, er mede voor heeft gezorgd dat we dit project in deze uitdagende omstandigheden hebben kunnen uitvoeren.”

Want uitdagend was het project zeker, schetst Verhoeven. “Door de coronacrisis moesten we opeens het volledige traject op afstand uitvoeren. Zo werd de scope op afstand overeengekomen, aan de hand van gezamenlijke online workshops per thema. Tegelijkertijd lag de druk er vol op, omdat Vroon gebonden was aan de einddatum van zijn aflopende datacentercontract. Door goed samen te werken – via een gezamenlijke projectsite op Microsoft Teams, wekelijkse Teams-meetings en door alle acties bij te houden in Planner – hebben we gezorgd voor een mooi eindresultaat.”

De basis is op orde

Met deze volwaardige, moderne cloudwerkplek, die gebruikers veel gemak en vrijheid biedt, kan Vroon nu weer jaren mee, vertelt Rob Frenks. “Dankzij deze moderne werkplek en infrastructuur is de basis op orde voor verdere digitale vooruitgang van het bedrijf. De volgende stap hierin is de modernisering van onze businessapplicaties op basis van het Dynamics 365 Eco-systeem.”

Vanuit een hecht partnership hebben we dit project tot een goed einde gebracht, in een uitdagende tijd.

De plotselinge situatie rondom corona zorgde inderdaad voor een intense start van het project, beaamt Rob Frenks. “Door de omstandigheden hebben we elkaar uiteindelijk niet of nauwelijks live gezien. Desalniettemin zijn we er, vanuit een hecht partnership, in geslaagd om dit project tot een goed einde te brengen. Nu richten we ons graag op uitbouw van dat partnership, te beginnen met de managed services van Ictivity. Ook maken we sinds kort gebruik van de door Ictivity ontwikkelde Anderhalve Meter App, waarmee medewerkers een veilige werkplek op kantoor kunnen reserveren. Een mooi voorbeeld van hoe we samen continu kijken naar vernieuwing.”