Microsoft Purview zal de gemiddelde medewerker weinig tot niets zeggen. In één zin: Microsoft Purview is een platform voor gegevensbeheer (data governance) en naleving (compliance), dat organisaties helpt hun data te beheren, te beveiligen en te voldoen aan regelgeving. Het mooie is dat het niet uitmaakt waar deze data staat, of dat nu in de cloud van Microsoft, andere Cloud omgevingen, lokaal op een server, laptop of USB-stick is.
Security is complex. De meest hippe termen vliegen je vandaag de dag om de oren: data governance, compliance, risicobeheer, Azure Information Protection (AIP), Data Loss Prevention (DLP), Artificial Intelligence (AI), Zero Trust, en ga zo maar door. De rode draad? Data. Jouw data. Informatie die je keihard nodig hebt om je organisatie draaiende te houden, klanten te bedienen, zorg te verlenen of burgers te helpen. Hoe houd je grip op jouw data en hoe voorkom je dat deze waardevolle informatie in verkeerde handen valt?
In de praktijk zien we dat informatiebeveiliging niet overal even hoog op de agenda staat, en daarmee ook niet altijd de juiste prioriteit krijgt. Met de komst van de nieuwe NIS2-richtlijn worden strengere eisen gesteld aan cybersecurity en databeheer. Organisaties moeten aantoonbaar laten zien dat zij passende maatregelen hebben getroffen om hun data te beschermen. Vaak is wetgeving de belangrijkste reden voor organisaties (lees directie) om beveiligingsmaatregelen te nemen.
Het is begrijpelijk dat veel organisaties het investeren in security als noodzakelijk kwaad zien: liever focus je je op het leveren van een goed product en topservice. Maar van de andere kant vallen veel processen stil als IT uitvalt door een storing of, erger nog, een hack. IT is zo cruciaal geworden, dat er ook gepaste maatregelen bij horen. Een slot op de deur en een camera aan de poort zijn simpelweg niet meer genoeg.
De zoektocht naar grip op data
Microsoft Purview is bedoeld voor elke organisatie die serieus werk wil maken van gegevensbeheer, compliance en databeveiliging. Het platform biedt een compleet overzicht en controle over data verspreid over verschillende omgevingen, zoals on-premises, multi-cloud en SaaS-toepassingen. Dit maakt het mogelijk om gevoelige informatie te beschermen, compliance te waarborgen en data effectiever te beheren. Purview helpt bedrijven en instellingen – van commerciële bedrijven tot zorg- en overheidsorganisaties – hun klanten en cliënten beter te beschermen, te voldoen aan privacywetgeving, en gevoelige informatie veilig te houden in een complexe data-omgeving.
Enkele praktijkvoorbeelden waarin organisaties uitdagingen ervaren met databeheer, compliance, en risicobeheer, en waarbij Microsoft Purview helpt om deze op te lossen:
Veel organisaties hebben hun data verspreid over verschillende systemen, afdelingen en zelfs meerdere cloud-omgevingen. Dit maakt het moeilijk om overzicht te houden en te weten waar gegevens zijn opgeslagen, wat het risico op dataverlies en inefficiënt gebruik vergroot.
Microsoft Purview creëert een centrale catalogus waarin alle data-assets automatisch worden ontdekt, geclassificeerd en gecatalogiseerd. Organisaties krijgen zo inzicht in hun volledige data-ecosysteem, inclusief locatie, eigenaar en classificatie. Dit helpt bij het verminderen van ‘data-silo’s’ en zorgt voor meer efficiëntie en betere dataconsistentie.
Organisaties verzamelen grote hoeveelheden gevoelige informatie, zoals klantdata, financiële gegevens, en persoonlijke informatie. Zonder goede controle is het risico op datalekken en misbruik groter. Vooral bij organisaties met een complexe structuur kan het lastig zijn om consistentie en controle over gevoelige data te handhaven.
Purview biedt tools voor dataclassificatie en labelbeheer, waardoor gevoelige gegevens automatisch worden gedetecteerd en gelabeld. Door data te classificeren (bijvoorbeeld vertrouwelijk, persoonlijk identificeerbaar, of financieel), kunnen organisaties zorgen dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige gegevens. Dit helpt ook om te voldoen aan privacywetgeving zoals de GDPR.
Regels rondom gegevensbescherming veranderen snel, en sectoren zoals de gezondheidszorg, financiële dienstverlening en de overheid hebben strikte eisen voor data-compliance. Tegelijkertijd worstelen bedrijven met het up-to-date houden van hun databeheerprocessen en met het voldoen aan regelgeving zonder hun werkprocessen te verstoren.
Purview biedt compliance-rapportages en dashboards waarmee organisaties in één oogopslag kunnen zien in hoeverre zij voldoen aan specifieke regelgevingen, zoals de AVG (GDPR). Door deze inzichten kunnen organisaties tijdig aanpassingen doorvoeren om compliant te blijven, zonder uitgebreide audits en handmatige processen. Dit verkleint risico’s en maakt het eenvoudiger om verantwoording af te leggen aan regelgevers.
In organisaties waar veel wordt samengewerkt met externe partners of leveranciers, is het uitdagend om data goed te beheren en te beschermen. Externen kunnen per ongeluk toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie, of data kunnen onbedoeld buiten de beveiligde omgeving van de organisatie terechtkomen.
Door datatoegang te centraliseren en gedetailleerde controle-instellingen te bieden, maakt Purview het mogelijk om externen gecontroleerd toegang te geven. Purview kan ook het gebruik van data door externen monitoren, wat helpt bij het waarborgen van dataveiligheid en compliance. Hiermee kan een organisatie specifieke toegangsrechten en beperkingen instellen op basis van de gevoeligheid van de data.
In sommige organisaties worden datasets en rapportages herhaaldelijk gemaakt of verwerkt door verschillende afdelingen, zonder te weten dat er al data of rapporten bestaan die dezelfde informatie bieden. Dit leidt tot dubbel werk en inefficiëntie.
Purview helpt door alle datasets te catalogiseren en inzicht te geven in reeds bestaande data en rapportages. Gebruikers kunnen datasets hergebruiken of eenvoudig toegang krijgen tot geanalyseerde informatie, wat dubbel werk vermindert en de efficiëntie verbetert.
Grote organisaties weten vaak niet hoeveel data ze opslaan en hoe waardevol (of overbodig) deze data zijn. Dit kan leiden tot onnodig hoge opslagkosten, vooral als er veel niet-gebruikte of verouderde data wordt opgeslagen.
Door middel van data-lifecyclebeheer en gebruiksanalyses kan Purview aangeven welke datasets vaak worden gebruikt en welke niet. Dit stelt je in staat om verouderde en onnodige data op te ruimen, waardoor opslagkosten worden verminderd.
Aan de slag met Microsoft Purview
Om Purview te gebruiken heb je minimaal Microsoft 365 E3-licenties nodig, veel organisaties hebben dit al. Om Purview optimaal te gebruiken, heb je een Microsoft 365 E5-licentie nodig. Het activeren van zo'n licentie is niet zo spannend, maar zoals bij veel oplossingen is het goed gebruiken ervan wel een uitdaging. Daarom alvast één belangrijke tip: begin klein. Vaak is de gebruikersrechtenstructuur niet goed op orde. Medewerkers hebben toegang tot bestanden en mappen die niet meer relevant zijn, en oud-medewerkers hebben soms zelfs nog toegang. Dit zorgt voor wildgroei en maakt het lastig om overzicht te behouden. Het lijkt vaak wel een bord spaghetti: heerlijk om aan te beginnen, maar een enorme uitdaging om uit elkaar te halen. En dan te bedenken dat er ook nog oud-medewerkers zijn met toegang, terwijl je juist zou verwachten dat hun rechten allang zijn ingetrokken. Begin daarom klein en breng de huidige situatie in kaart. Een korte uitleg of demo door een specialist kan helpen om inzicht te krijgen en te bepalen waar je het beste kunt beginnen.
Beleid is het fundament
Nog een tip: begin, als je dat nog niet hebt, met het vastleggen van beleidsafspraken omtrent data en toegang. Loop je vast? Wij kunnen helpen. Aan de hand van twee checklists nemen we je in twee workshops mee om op een pragmatische manier beleidskeuzes te maken over welke functionaliteit van Microsoft je beschikbaar stelt, wie waar toegang toe heeft, of je met externen wilt samenwerken, hoe je omgaat met naamgeving, enzovoort. Zo'n beleidsdocument moet langs de directie om de juiste inrichting te waarborgen – de bekende klap op het stuk is nodig voordat je verder kunt.
Grip op medewerkers
Nadat de basis op orde is, kun je verder inzoomen op toegang van medewerkers, bewaartermijnen, en de acties die nodig zijn als een document met gevoelige data extern wordt gedeeld. Wij hebben alvast wat huiswerk voor je gedaan en alles samengevat in een intakeformulier. Stap voor stap nemen we je mee op basis van best practices, geven we je advies en vullen we het document in. In een halve dag kunnen we zo'n workshop doorlopen. Het resultaat is een pragmatisch document dat je nodig hebt om te beginnen met een pilot voor Purview.
Doe praktijkervaring op
Hoewel je misschien al overtuigd bent om aan de slag te gaan met Purview, zal praktijkervaring bepalen of deze oplossingen echt meerwaarde hebben. Nogmaals: begin klein. Met het ingevulde intakeformulier (functioneel ontwerp) in de hand, kun je een pilot opzetten voor één afdeling of projectgroep. Technische inrichting is één ding, maar er goed mee werken is een ander. Medewerkers moeten nieuwe digitale vaardigheden leren, zoals waarom er een label aan bepaalde informatie hangt en waarom deze niet gedeeld mag worden. Dit kan voor wrijving zorgen en extra werk betekenen, maar het maakt de organisatie wel veiliger. De bevindingen van de pilotgroep zijn waardevol voor verdere uitrol binnen de organisatie.
Samengevat
Aan de slag met Microsoft Purview? Zeker doen! Alleen al omdat Purview op basis van AI en Machine Learning jouw data analyseert en beveiligt. Purview helpt om jouw data veiliger te houden. Bijkomend voordeel: veel organisaties hebben de juiste licenties (Microsoft 365 E5) al in huis. Wat te doen? Inspireer, maak keuzes, leg vast en start klein!
Meer weten over onze Microsoft Purview-aanpak? Of wil je gewoon starten met de eerste stap om geïnspireerd te worden? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.
Terug naar overzicht
