De IT-afdeling van een gemeente wil excellente service leveren aan werknemers, maar ook aan burgers en bedrijven. Door de beperkte capaciteit, snelle technologische veranderingen en de veranderende samenleving is dat niet altijd even gemakkelijk. Een oplossing? Houd als gemeente zelf de regie, maar schakel de hulp in van experts bij de technische onderlaag of (zeer) specialistische onderdelen. Wij noemen deze manier van werken co-sourcing. Meer hierover in dit artikel.
Om maar direct met de deur in huis te vallen: het IT-landschap van een gemeente is vaak erg complex. Er is een veelvoud aan diensten voor burgers en bedrijven met dikwijls een eigen werkwijze, proces, applicatie en databases. Bovendien zijn er allerlei koppelingen met andere overheden en publieke instellingen. Deze volledige omgeving uit handen geven via een outsourcingsmodel, daar begint eigenlijk geen gemeente – logischerwijs – aan. De beste manier om grip te houden op deze situatie, is de gemeente zelf de regie te laten voeren over de IT-componenten op de oppervlakte. De onderdelen onderwater, zoals de platformen waarop de applicaties draaien, kunnen prima bij een derde partij worden belegd.
Glazen bol
Tegenwoordig gebeurt deze vorm van uitbesteden al een stuk meer. Gemeenten waren tot een aantal jaar geleden nog erg huiverig en wilden het liefst zoveel mogelijk in eigen beheer houden. Door de snelle technologische veranderingen en de beperkte (IT) capaciteit ontstaat er nu een kentering. Het is onmogelijk te voorspellen welke behoeften er zijn op IT-gebied over pakweg 5 jaar, terwijl veel lokale overheden gewend zijn te werken in cycli van meerdere jaren. Een grote investering in een serverpark met een lange afschrijvingstijd? Dat kom je steeds minder tegen, omdat er al veel sneller noodzaak is voor meer, beter en/of efficiënter.
Opschalen
Snel op- en afschalen is tegenwoordig vereist. Zeker als je kijkt naar de extra opdrachten die gemeenten op hun bordje krijgen. Een interessant voorbeeld is de verschuiving van taken binnen het sociaal domein van de centrale naar de lokale overheid. Om hieraan te kunnen voldoen moesten bij bepaalde gemeenten binnen relatief korte termijn tientallen nieuwe digitale werkplekken met specifieke applicaties klaarstaan. Dat is alleen mogelijk als je de IT op een slimme manier hebt ingericht. De volgende verandering staat weer voor de deur, de Omgevingswet. Veel gemeenten, zo merkten wij in de praktijk, waren en zijn onvoldoende toegerust om snel en adequaat aan deze veranderingen te kunnen voldoen.
IT Security
Het kan ook zeer nuttig zijn om voor bepaalde projecten of specialistische klussen samen te werken met externe experts. Let op, het gaat hier om samenwerken en niet een klus compleet uit handen geven. Denk bijvoorbeeld aan een partnership op het gebied van IT beveiliging. Een ‘hot item’ bij veel organisaties en zeker ook bij gemeenten. Hiervoor heeft elke gemeente een CISO aangesteld: de Chief Information Security Officer. Deze persoon is binnen de lokale overheid verantwoordelijk voor het implementeren van en toezicht houden op het informatiebeveiligingsbeleid. Je kunt je voorstellen dat er bij de eerste werkdag een flinke actielijst voor hem klaarligt. Om hierbij te helpen, kun je een externe specialist bijschakelen om bijvoorbeeld de beleids- en procedure-documenten helpen schrijven.
Innovatie
Ook zijn er IT-professionals die voor een gemeente zorgen dat alles technisch werkt, zodat ze zelf IT’ers kunnen vrijmaken voor bepaalde projecten. Als je zeker weet dat – simpel gezegd – alle lichtjes knipperen, kun je handen vrijmaken voor innovatie. We zien steeds vaker dat gemeenten externe expertise inhuren voor het dagelijks beheer, waardoor de eigen IT-afdeling zich kan focussen op projecten aan de business-kant. Zo kunnen ze de dienstverlening intern, maar vooral ook voor burgers en bedrijven, verbeteren.
Houd als gemeente zelf de regie, zonder veel tijd te verliezen aan (technisch) beheer, maar ga juist aan de slag als facilitator voor zowel de medewerkers als burgers en bedrijfsleven.
