Er gloort – dankzij de vaccinatiecampagne die langzaam op stoom komt – inmiddels licht aan het einde van de tunnel die corona heet. Dat laat onverlet dat de coronacrisis alweer bijna een jaar een zware stempel drukt op onze samenleving. Niet in de laatste plaats uiteraard in de zorg, waar medewerkers uit alle macht proberen om de boel onder zware omstandigheden draaiende te houden. Eén ding heeft ‘corona’ de zorg in elk geval wél opgeleverd: de versnelde overgang naar digitale hulpmiddelen. De uitbraak van Covid-19 zorgde ervoor dat de al ingezette overgang naar een meer moderne online en mobiele werkomgeving, verder werd versneld.

Tijdens de eerste ‘intelligente lockdown’, afgelopen voorjaar, werd ook in de zorg veel werk opeens digitaal georganiseerd. Dossiers inzien vanuit je thuiswerkplek, spreekuren draaien via Teams: de persoonlijke IT-vaardigheden van medewerkers werden flink op de proef gesteld. En waar de ene werknemer routinematig omschakelde naar volledig thuiswerken, ging het de ander toch lastiger af.

Onderzoek: digitale werkbeleving in de zorg
Recent onderzocht Ictivity de digitale werkbeleving in de zorg. In totaal 436 zorgmedewerkers beantwoordden vragen over de IT-voorzieningen binnen hun organisatie. Wat meteen opviel: over het algemeen zijn zorgmedewerkers erg tevreden over die IT-voorzieningen; die beoordelen ze gemiddeld met een dikke 8,1. Opvallend, want in april 2019 beoordeelde de zorgsector haar IT-voorzieningen nog met een veel magerder 6,9.

Maar: digitale frustraties zijn er óók. Wat zijn de belangrijkste? En: wat kun je er als organisatie aan doen? Dit zijn onze belangrijkste tips en aanbevelingen.

Tip #1: Investeer in betere werkprocessen en minder systemen
Ruim 1 op de 5 zorgmedewerkers (22%) vindt het vervelend dat ze vaak meerdere keren per dag in veel verschillende systemen moeten inloggen. Sowieso is het in verschillende systemen tegelijk moeten werken bij 15 procent een doorn in het oog. En bijna 1 op de 5 medewerkers (18%) vindt het lastig dat het niet mogelijk is om altijd en overal informatie vast te kunnen leggen.

Voor zorgorganisaties ligt hier dan ook een mooie kans: kijk naar waar werkprocessen wellicht beter en slimmer kunnen. En dring het aantal systemen waarin medewerkers moeten werken waar mogelijk terug.

Tip #2: Verbeter de inrichting van de digitale werkplek
Ook in het snel vinden van de juiste informatie is het gebruik van meerdere systemen vaak een struikelblok. Zo ergert het een derde van de zorgmedewerkers (32%) dat informatie verspreid staat opgeslagen. Verder vindt 21 procent het storend dat onduidelijk is welke informatie waar geraadpleegd kan worden. En 12 procent van de ondervraagde medewerkers vindt het frustrerend wanneer gevonden informatie niet actueel blijkt te zijn.

Een betere inrichting van de digitale werkplek biedt hier uitkomst. Idealiter wordt relevante informatie vanuit verschillende bronnen op maat aangeboden, zonder dat medewerkers de vaak complexe programma’s hoeven te starten.

De mogelijkheden daartoe zijn er. De nieuwe moderne werkplek wordt steeds meer een persoonlijk communicatieplatform, waar informatie uit diverse systemen samenkomt; van intranetbericht tot patiëntinfo, van agenda-item tot zorgprotocol. Voordeel: medewerkers hoeven niet voortdurend te wisselen tussen diverse systemen en kunnen dus sneller en makkelijker werken.

Tip #3: Zorg voor een goede onboarding
Op dit moment heeft slechts 25 procent van de zorginstellingen een digitaal onboardingsproces. Door het gebrek aan een goede onboarding kunnen nieuwe medewerkers bij de start niet altijd direct gebruik kunnen maken van de juiste applicaties en data.

Een goed onboardingprogramma – met meer uitleg over de organisatie, de bedrijfscultuur en digitale hulpmiddelen – zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel aan de slag kunnen met de IT-applicaties van de organisatie. Wist je trouwens dat onboarden tegenwoordig prima online kan plaatsvinden? Meer over een optimaal onboardingsproces lees je hier.

Tip #4: Investeer in training/adoptie
Een goede adoptie, die ervoor zorgt dat medewerkers snel aan de slag kunnen, wordt steeds vaker gezien als een belangrijke voorwaarde voor succes. Dat geldt ook voor een goed trainingstraject. Daarbij kan het gaan om workshops en klassikale bijeenkomsten, maar ook om online trainingen (een trainingsvorm die afgelopen jaar flink aan populariteit heeft gewonnen) en om informeel leren op de werkplek via key users en floorwalkers.

Tip #5: Betrek zorgmedewerkers bij IT-vernieuwing
Welke behoeftes leven er op IT-gebied? Zorgmedewerkers zijn het erover eens: de beste kans om de digitale werkbeleving te verbeteren schuilt in het inventariseren van behoeftes. Mensen op de werkvloer kennen wellicht nog niet alle mogelijkheden, maar vaak hebben ze uitstekende ideeën hoe technologie hun werk kan verbeteren. Stimuleer medewerkers daarom om hun ideeën en wensen beschikbaar te maken – des te groter de kans dat het hun digitale werkbeleving ten goede komt.