Begin dit jaar heeft Microsoft met trots hun digitale assistent Microsoft Copilot gelanceerd. Op basis van kunstmatige intelligentie helpt deze tool je om het dagelijkse werk makkelijker te maken. Onze manier van werken gaat met de komst van de AI gedreven assistent veranderen en de productiviteit een enorme boost geven. Het activeren van Microsoft Copilot is relatief eenvoudig, maar hoe ga je het als organisatie op een veilige manier gebruiken om het maximale eruit te halen? 

Voor alles een Copilot

Copilot is een verzamelnaam voor reeks aan AI gedreven assistenten die geïntegreerd worden in verschillende Microsoft applicaties. Naast Copilot voor Microsoft 365 bevat de Copilot familie ook andere door Microsoft ontwikkelde Copilots, zoals GitHub Copilot, Power Platform Copilot en Copilot voor Azure. Microsoft heeft Copilot ook al geïntegreerd in hun webbrowser Microsoft Edge. In de zoekbalk zie je de kleurrijke knop van Copilot. Je kunt Copilot alles vragen wat je wilt. Leuk om daar eens mee te experimenteren. Het is goed om te weten dat alle beschikbare data op het web als bron wordt gebruikt. Denk ook goed na of je privacygevoelige informatie wel wilt delen met Copilot in Microsoft Edge. 

Een goede voorbereiding

Persoonlijk zie ik absoluut meerwaarde in het gebruik van Microsoft 365 Copilot. Maar ook hiervoor geldt een goede voorbereiding is het halve werk. Velen van jullie hebben gemerkt hoe snel Microsoft Teams is omarmd. Op dat moment was er natuurlijk nut en noodzaak, daardoor gingen we massaal online vergaderen en chatten. Er was geen tijd om lang stil te staan bij wat willen we wel en niet en hoe gaan we het gebruiken en beheren? Met als gevolg dat bij veel organisaties een wildgroei is ontstaan met allerlei Teams sites en kanalen, dubbele naamgevingen, het ontbreken van Teams eigenaren, inactieve sites en ga zo maar door.

Daar ligt ook de uitdaging bij het implementeren van Copilot. Het aanzetten en/of beschikbaar stellen van Microsoft Copilot is niet zo spannend. Vaak heeft Microsoft het ons makkelijk gemaakt (zie de integratie met Microsoft Edge). Maar denk wel na hoe je het wil gaan inzetten, voor wie en hoe hou je het veilig? 

Eerst zien dan starten

Mijn advies is om te beginnen met een inspiratiesessie voor een afvaardiging van je gebruikersorganisatie. Denk aan directie, management, afdelingshoofden of teamleiders. We hebben daar goede ervaringen mee opgedaan met betrekking tot Microsoft 365. Ondanks het enorme potentieel om makkelijk digitaal samen te werken zien we in de praktijk dat veel medewerkers Microsoft Teams alleen gebruiken voor online vergaderen. Slechts een minderheid weet hoe ze een document makkelijk kunnen delen met bijvoorbeeld OneDrive.

In de basis blijven we vooral bijlagen over en weer mailen, documenten opslaan in de voor ons bekende Windows mappenstructuur. Hier is tenslotte (waaronder ik zelf) een complete generatie mee opgegroeid. Het echt online samenwerken in Microsoft Teams hebben we vaak nog onvoldoende onder de knie. Laat staan dat we de andere gereedschappen kennen van Microsoft 365. Denk aan oplossingen zoals Planner, ToDo en Forms.

Door gebruikers eerst te inspireren merken wij dat er dan al snel “Oh-ja momentjes” ontstaan. “Dat wist ik helemaal niet, oh werkt dat zo, dat is handig!”. De interesse op de werkvloer is gelegd. Datzelfde zien wij ook gebeuren met Microsoft Copilot. Wat kan ik er nou mee, hoe zet ik het in? Recent kreeg één van mijn relaties op het werk Microsoft 365 Copilot. De manager kon onvoldoende uitleggen wat er mee kan. “Ga het maar een proberen” was het advies. Mijn contactpersoon had geen idee wat te doen. Dat willen we voorkomen, toch? 

Maak goede afspraken

Na de inspiratiesessie doe je er verstandig aan om basis afspraken, of spelregels, op te schrijven. Dat hoeft geen lijvig document te zijn. Een pragmatische insteek is voor veel organisaties prima. Het helpt namelijk de wildgroei, het verkeerd gebruik en daarmee teleurstellingen te voorkomen. Heb je überhaupt nagedacht hoe jouw organisatie om wil gaan met data? Wil je data kunnen delen met externen? Wie heeft waar toegang toe? Wie mag wat?

Aan de hand van één of meerdere beleidsworkshops kom je tot een prima bruikbaar beleidsdocument. Dat moet ook het vervolg zijn om Microsoft 365 Copilot goed in te zetten. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat ik als gebruiker met de krachtige zoekcapaciteiten van Microsoft 365 Copilot informatie zie of verwerk die wellicht helemaal niet voor mij (of mijn functie) van toepassing is.

Vanuit Security oogpunt wil je daar goed over nagedacht hebben. Veel medewerkers hebben nu ook al onbedoeld toegang tot bestanden, mappen en data waar ze eigenlijk geen toegang toe zouden moeten hebben. Maar dat is nu vaak minder zichtbaar. Met Copilot komen deze gegevens veel sneller naar voren in de zoekresultaten. Kortom maak goede afspraken en denk ook na welke gebruikers en/of afdelingen je wilt uitrusten met Copilot. Wat goed werkt is te starten met een pilotgroep en zo de eerste ervaringen opdoen met de koplopers of ambassadeurs in jouw organisatie. Zo kun je klein beginnen om dit, nadat de resultaten positief zijn, verder uit te rollen.  

Vergeet de gebruiker niet

Nieuwe functionaliteit, nieuwe kansen. Om deze kansen volop te benutten is het belangrijk om de medewerkers ook uit te leggen hoe ze Microsoft 365 Copilot op een goede manier gebruiken. Een verkeerde ‘prompt’ of vraag, kan een foutief of incompleet resultaat opleveren. De uitleg verschilt ook per functie/afdeling. Een Marketing/Communicatie afdeling heeft waarschijnlijk meer aan hoe je met Copilot snel een mooie PowerPoint presentatie maakt, terwijl de financiële afdelingen meer gebaat is bij stuurinformatie aan de hand van een digitaal dashboard. Een Copilot adoptieprogramma is geen overbodige luxe en helpt enorm om de oplossing goed en gebruiksvriendelijk in te zetten. 

In het kort

Ga niet direct rennen, uitrollen en Copilot gebruiken. Neem wat meer tijd om gebruikers te enthousiasmeren door middel van een inspiratiesessie, leg afspraken vast aan de hand van één of meerdere beleidsworkshops en leg het uit aan de pilotgroep en/of andere gebruikers. Met als resultaat dat medewerkers een veilige en goede gebruikerservaring hebben met Microsoft Copilot. Voor deze blog heb ik overigens geen Copilot gebruikt😊 

Meer weten?

Ben je klaar om de toekomst van technologie en innovatie te omarmen? Wij nodigen je uit voor een inspirerende sessie waarin de grenzen van kunstmatige intelligentie (AI) worden verkend met Microsoft 365 Copilot. Je krijgt een duidelijk beeld van de mogelijkheden en toegevoegde waarde van Microsoft 365 Copilot voor jullie organisatie. Laat je inspireren door praktijkvoorbeelden en zie hoe Copilot innovatie binnen jullie organisatie kan versnellen en het dagelijkse werk makkelijker kan maken. Laat je gegevens hier achter en we nemen contact met je op!

Robin Wijnen
Sales consultant IT adoptie & productiviteit