Steeds meer organisaties stappen over naar ‘e-mail uit de cloud’. Daarbij is Office 365 verreweg het populairste platform. We zetten ‘e-mail uit de cloud’ bewust tussen aanhalingstekens, want Office 365 is veel meer dan dat. Maar dat wordt in de haast om vaste kosten te flexibiliseren vaak vergeten. Onder het mom ‘laten we eerst maar live gaan met Exchange Online en Office 2016, dan gaan we later de extra functionaliteit uitrollen’ wordt gestart met de mailmigratie. Vaak krijgen medewerkers wél direct de volledige Office 365 suite tot hun beschikking, maar de uitleg hoe met de applicatie en functionaliteiten om te gaan ontbreekt. Het blijft bij een beperkte ‘knoppentraining’ die ingaat op de wijzigingen ten opzichte van de vorige Office-versie en Outlook, of welk ander e-mailprogramma de organisatie ook gebruikte.
Geen aandacht voor productiviteitsverbetering
In onze ogen betekent een gefaseerde uitrol dat je ook de applicaties en functionaliteiten gefaseerd beschikbaar stelt. Steeds als er nieuwe functionaliteit wordt aangeboden, start je een nieuw IT adoptietraject gericht op die functionaliteit. In de praktijk zien wij deze aanpak helaas weinig terug. Meestal worden alle functionaliteiten ineens aangeboden aan eindgebruikers. De adoptiefase volgt nooit of te laat, waarmee het draagvlak bij gebruikers verdwijnt.
Daar zijn twee partijen debet aan. Op de eerste plaats de organisatie die Office 365 en Exchange Online implementeert. Zoals gezegd ligt de focus vaak op het flexibiliseren van vaste kosten en het implementeren van een nieuwe versie van Office en Outlook. Aan die doelstelling wordt met de uitrol van Office 365 voldaan. Maar ook de implementatiepartner, die op basis van een ‘u vraagt wij draaien’-mentaliteit keurig de uitrol verzorgt, maar de organisatie niet verder begeleidt in hoe ze een productiviteitsverbetering kunnen realiseren als ze meer aandacht besteden aan de adoptie van al die extra functionaliteit.
Betrek gebruikers
Gelukkig zijn er ook organisaties die vooraf wat beter nadenken. Die betrekken ook eindgebruikers en de HR- en communicatieafdeling erbij, wetende dat juist deze afdelingen de behoefte voelen om mensen beter met elkaar te laten samenwerken. Zij zien de implementatie van Office 365 als een kans om de communicatie, het delen van kennis en het veilig delen van bedrijfsdata te verbeteren. Op welke manier precies, weten ze vaak op dat moment nog niet.
Stel werkprocessen centraal
Zodra organisaties zich dat realiseren, is de stap niet groot meer om een implementatiepartner in te huren die niet kijkt vanuit de techniek, maar vanuit de werkprocessen van medewerkers. Want alleen als je het werkproces van medewerkers centraal stelt, kun je een omgeving creëren die de productiviteit en IT adoptie verhoogt. Zodra medewerkers weten hoe ze hun tijd effectiever en efficiënter kunnen besteden, zal de adoptie van alle tooling in Office 365 ook verbeteren. In de whitepaper Stappenplan voor een geslaagde adoptie van nieuwe technologie hebben we de verschillende manieren beschreven waarop de productiviteit stijgt als een organisatie meer aandacht besteed aan de adoptie van nieuwe platformen zoals Office 365.
