Goede medewerkers zijn steeds lastiger te vinden. Heb je eenmaal nieuw talent aan de organisatie weten te binden, dan wil je een goede indruk maken en de kersverse nieuwe medewerker een vliegende start bieden. Daar is onboarding voor bedoeld. Een goede onboarding zorgt ervoor dat de medewerker zich welkom voelt binnen de nieuwe organisatie. Toch blijkt uit ons onderzoek naar de digitale werkbeleving dat ruim de helft (54%) van de Nederlandse organisaties hun onboarding niet goed heeft geregeld. Graag geven we enkele praktische tips om het goed te organiseren.
Je hoort de term onboarding steeds vaker, maar wat houdt het eigenlijk precies in? Het is het proces waarin nieuwe medewerkers informatie krijgen over hun nieuwe functie en werkprocessen. Veel mensen denken dan aan een inwerkprogramma, maar dat is te nauw. Pas als nieuwe medewerkers ook sociaal geïntegreerd zijn en vertrouwd zijn met de organisatiecultuur, zijn ze echt ‘on board’ en kunnen ze van vaste waarde worden.
Tip #1: Focus online
In de eerste dagen vormt een nieuwe medewerker een indruk van de organisatie. Die eerste indruk zet de toon en draagt hij nog lang met zich mee. Het is onder meer beeldbepalend voor de toekomst die hij voor zichzelf binnen de organisatie ziet. Wil je jezelf als hedendaagse werkgever profileren, kies dan voor hedendaagse middelen. Digitaal dus. Kies voor een online leeromgeving en zet die in als kennishub binnen je organisatie waarin je het hele onboardingprogramma klaarzet voor de nieuwe medewerker.
Zo’n kennishub heeft meerdere voordelen. De nieuwe medewerker maakt direct kennis met de online leeromgeving, waardoor hij makkelijk terugkeert om op andere vlakken nieuwe vaardigheden en kennis te ontwikkelen. Zo heb je meteen de ‘lerende organisatie’ gepromoot. Tegelijk is het praktisch voor medewerker én werkgever. Je hoeft namelijk niet telkens één-op-één klassikale momenten te organiseren, maar bereidt eenmalig een digitaal proces voor. De nieuwe medewerker doorloopt dat wanneer en waar het hem uitkomt.
Tip #2: Start voor aanvang
Na het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst belandt een medewerker vaak in een twilight zone. Hij of zij is vol ambitie en enthousiasme voor zijn nieuwe baan, maar moet vaak nog weken of zelfs maanden wachten tot de start. Dat enthousiasme kun je natuurlijk voeden en aangrijpen. Begin al voor de eerste werkdag met het onboardingproces – dat heet preboarding – en deel bijvoorbeeld al huisregels, bedrijfsachtergrond en een digitaal personeelsmagazine. Zo kan de nieuwe medewerker al meteen de sfeer proeven en afrekenen met eventuele gevoelens van onzekerheid. Bedrijfsapparatuur en –applicaties heeft hij overigens nog niet, maar een online leeromgeving kan prima benaderd worden via persoonlijke apparatuur.
Tip #3: Mix leervormen
Digitaal kun je vreselijk veel leren, maar het is nooit helemaal voldoende. Want of het nu techneuten zijn of accountmanagers, iedereen heeft behoefte aan persoonlijk contact. Dat draagt enorm bij aan de sociale integratie. Zo kun je het onboardingproces opbouwen. Digitaal inlezen, kennis opdoen en oefenen. Afgewisseld met in de praktijk brengen en de dialoog met collega’s of leidinggevende. Juist de combinatie van digitale en traditionele leervormen leveren het beste resultaat.
Tip #4: Maak het persoonlijk
Een principe uit de marketing is ook hier van toepassing: hoe persoonlijker informatie, hoe meer betrokken een bezoeker zich voelt. Start iemand op de helpdesk, toon hem dan vooral – of eerst – informatie die daarover gaat en niet een declaratiesysteem of een kwaliteitsprotocol. Ook kun je hem de afdeling voorstellen: ‘Ha Jan, ontmoet je nieuwe collega’s’ met vervolgens de namen, functies, contactgegevens en foto’s. Een goed gevuld smoelenboek is voor startende medewerkers vaak goud waard. Ook een buddy werkt goed: een maatje die een nieuwe medewerker wegwijs maakt en aan wie hij alle vragen laagdrempelig kan stellen.
Tip #5: Maak het boeiend
Met moderne digitale middelen maak je al een goede indruk. Maar met de juiste invulling nog meer. Vermijd complex taalgebruik en ellenlange lappen tekst. Hou het kort, bondig en…maak het leuk! Humor kan er best in, je wilt toch ook lachen met collega’s. En wissel tekst af met foto’s en video, bijvoorbeeld een welkomstvideo met een rondleiding door het pand of waarin een afdeling zich voorstelt. Vraag ook input van de nieuwe medewerker over onderwerpen die hem raken. Ruim bijvoorbeeld in de online leeromgeving meteen een plek in voor zijn persoonlijke ontwikkelplan. En vraag naar zijn ambities en verwachtingen. Dan toon je meteen dat hij kennis te brengen heeft, maar ook wat kan leren. Een goede basis voor een prettige samenwerking.
Meer weten over online leersystemen? Bekijk onze KennisHub >
Toine van Eijk
directeur training
