We bevinden ons momenteel in een nieuwe IT-ontwikkelingsgolf. Een golf die volledig gericht is op productiviteit. Hoe haal je meer rendement uit data en applicaties, ofwel datgene wat je in huis hebt? Een belangrijke vraag die organisaties steeds vaker stellen nu de rek uit standaard ICT lijkt te zijn. Wat ons betreft ligt de waarde van IT-afdelingen nu prominent op de productiviteitskant. Datagedreven werken speelt hier een belangrijke rol in. Waarom dat zo is en hoe je stappen zet naar datagedreven werken, leggen we je uit in deze blog.
Werken is verwerken in plaats van laten werken
Als je in de auto zit onderweg naar je werk, krijg je op een dashboard te zien hoe hard je rijdt en hoeveel benzine je nog hebt. Oftewel, ruwe data wordt door het autosysteem omgezet naar begrijpelijke informatie, zonder dat je als bestuurder belast wordt met alles wat er verder onder de motorkap gebeurt. Maar zodra je vervolgens de auto verlaat en de werkvloer betreedt, zet je een stap terug. Terug van begrijpelijke én relevante informatie, naar ruwe data waar je zelf chocola van moet zien te maken.
Dat heeft alles te maken met het feit dat data in veel organisaties in silo’s en losse applicaties verscholen ligt. En deze applicaties, met name legacy applicaties, praten onvoldoende met elkaar. Informatie vinden is hierdoor een zoektocht. Vooral omdat ondanks alle functionaliteit van applicaties, voor negentig procent van de medewerkers slechts tien procent relevant is. Denk aan een HR-applicatie. De HR-afdeling zal negentig procent nodig hebben, terwijl medewerkers het alleen gebruiken voor loonstroken of verlofaanvragen. Nog los van het feit dat je deze informatie moet opzoeken en het niet, zoals in het voorbeeld van het autodashboard, naar je toe wordt gebracht. Op de werkvloer is daarom veel behoefte aan role based informatievoorziening, ofwel aan informatie waar je iets mee kunt.
Vragen stellen
Data en de vertaalslag maken naar informatie is één, maar voor productiviteit gaat het ook om hoe je met applicaties en processen omgaat. Als je een organisatie binnenstapt, word je dit altijd haarfijn uitgelegd. Op dat moment vraag je je misschien nog af waarom dingen op die manier gedaan worden. Maar flash forward naar twee of drie jaar verder en het trucje dat je ooit is aangeleerd, is nu je vaste werkwijze. Vragen die je aan het begin stelde, zoals ‘Kan het productiever of efficiënter?’, stel je niet meer. En dat terwijl juist daar het geheim verscholen ligt om productiever en meer datagedreven te gaan werken.
Nieuw perspectief – datagedreven werken
Om de stap te zetten naar datagedreven werken, is het nodig om de organisatie vanuit een nieuw perspectief te bekijken. Daar zijn een aantal dingen belangrijk bij:
- Commitment bij directie en MT
Het bouwen van een huis gaat niet zonder een bouwtekening waar akkoord op is gegeven. Ditzelfde geldt voor de omslag naar datagedreven werken; zorg eerst dat je akkoord maar liever nog toewijding hebt van de directie of het MT voor dit project. Het gaat namelijk zowel tijd, moeite als geld kosten om het te laten slagen. - Begin klein
Aan het begin van zo’n traject komen er vaak allerlei ideeën naar voren. Dat is fijn, maar tegelijkertijd een valkuil. Begin daarom klein en stem met de business een eerste proces af waar je makkelijk een succes van kunt maken. Bouw het vanuit daar verder uit. - Inspireer
Onbekend maakt onbemind. Niet iedereen kan op een andere manier naar zijn werkzaamheden kijken. Inspireer medewerkers daarom door ze te laten zien hoe zij hun werk anders kunnen aanvliegen. Zorg er vooral voor dat ze zelf inzien wat die andere manier van werken ze oplevert. Dat is de beste methode om mensen te motiveren om op een andere manier aan de slag te gaan. - Zorg dat je data klopt
Een heel belangrijk punt is de kwaliteit van de data waarmee je aan de slag gaat. Als je bijvoorbeeld wilt gaan werken met een sales forecast, dan is het cruciaal dat alle accountmanagers dit goed invullen. Met andere woorden, iedereen moet een bepaalde werkhouding hebben om data up-to-date te houden. - Toets en evalueer
Kijk vooral terug op het resultaat van je inspanningen. Ben je hier blij mee? Is het wat je hebt afgesproken aan de start? Als medewerkers in de organisatie op een andere manier gaan werken, komen er altijd nieuwe vragen of suggesties op. Ga dus geregeld even zitten om het proces te evalueren en waar nodig bij te sturen. - Krijgen wat je kreeg
Datagedreven werken is voor veel organisaties de droom, maar het is niet slechts het omzetten van een schakel. Het is een gedragsverandering en dat vraagt nu eenmaal om toewijding en inspanning. Maar dat is het absoluut waard. Want blijf je druk met wat je al jaren doet? Of wil je een stap voorwaarts maken en meegaan op de productiviteitsgolf? Als je blijft doen wat je deed, blijf je ook krijgen wat je kreeg. Zet die andere bril dus eens op. Dan zie je waarschijnlijk allemaal nieuwe kansen binnen je organisatie.
Voorspelbare productiviteit bij Ictivity
Bij Ictivity koersen we af op het leveren van voorspelbare productiviteit aan onze klanten. Dat is wat ons betreft waarom je vandaag de dag in IT investeert. Bij klanten voorspellen we de productiviteit op basis van de optelsom van vijf factoren: een persona-onderzoek onder gebruikers, hun digivaardigheid, de tijd die ze online spenderen, in hoeverre ze gebruikmaken van het leerportaal, hun applicatie-gebruik en het gebruik van support. De uitkomsten hiervan zeggen veel over de gebruikerstevredenheid én productiviteit. Waar is winst te behalen? Dat brengen we op deze manier in kaart. Oftewel, we helpen je op basis van wat je hebt en nog niet gebruikt, naar een hogere mate van voorspelbaarheid in de processen binnen je organisatie.
Robin Wijnen
Sales consultant IT adoptie & productiviteit
