Er is nog steeds grote krapte op de arbeidsmarkt. Zo liet het UVW weten dat vorig jaar maar liefst een op de vijf werknemers van baan wisselde. Dat betekent dat diverse afdelingen elke maand dezelfde handelingen moeten verrichten om nieuwe medewerkers goed te laten starten en oud-medewerkers goed te laten vertrekken. Een tijdrovend en vaak nog handmatig proces, waar verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Dat kan beter. Zo vereenvoudig je het in- en uitdiensttredingsproces van medewerkers.
Hoe het vaak gaat
Wanneer een nieuwe medewerker is gevonden, verheugt het team zich op de eerste werkdag. Maar die eerste werkdag heeft vaak al behoorlijk wat voeten in aarde. HR moet de medewerker aanmaken in het personeelssysteem, facilitaire zaken is verantwoordelijk voor de toegang tot het pand, de receptie bestelt een welkomstboeket en de IT-afdeling moet ervoor zorgen dat er een werkende laptop en telefoon klaar ligt en dat toegang tot de werkplek en applicaties geregeld is.
Allemaal handelingen die uitgevoerd moeten worden om te zorgen dat de nieuwe aanwinst direct aan de slag kan en een warm welkom ervaart. Het zal voor iedereen herkenbaar zijn dat één of meerdere van bovenstaand beschreven handelingen op de eerste werkdag niet in orde zijn. Last-minute moet er nog van alles geregeld worden. Daar gaat de warme ontvangst.
Hoe IT kan helpen
Bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers is er sprake van veel repeterende handelingen. Het goede nieuws is dat deze gemakkelijk te vereenvoudigen zijn. IT kan hier op twee manieren bij helpen:
- Inzicht door overzicht
Om te onthouden wat er voor de komst van een nieuwe medewerker gedaan moet worden, werken mensen vaak met post-its of maken taken aan in Microsoft Outlook. Dit vergt veel administratieve handelingen, die je alsnog kunt vergeten. Dat kan anders. Bijvoorbeeld door, op het moment dat de HR-afdeling de nieuwe medewerker invoert, een automatisch takenoverzicht aan te maken in Microsoft Planner. Microsoft Planner kan in één handomdraai een overzicht creëren van alle taken en acties die uitgevoerd dienen te worden. Die worden vervolgens toegewezen aan de juiste personen. Is een taak uitgevoerd, dan zet je deze eenvoudig op ‘voltooid’. Zo is voor iedereen overzichtelijk wat al gedaan is en wat nog moet gebeuren. - Automatiseren van taken
Dat is niet alles; je kunt ook nog een stap verder gaan door repeterende handelingen te automatiseren. Op het moment dat HR de nieuwe medewerker invoert in het systeem kan er een automatisch proces gestart worden. Denk aan het aanmaken van een mailbox of het verstrekken van de juiste toegang, zowel fysiek als voor IT-toepassingen. Een belangrijke eerste stap hiervoor is om het volledige overzicht van het in- en uitdienstproces te hebben. Dit levert vaak al de eerste besparingen op. Sta stil bij waarom je deze stap(pen) eigenlijk doet. En bepaal daarna welke taken en stappen geautomatiseerd kunnen worden.
Dit proces is overigens ook van toepassing als een medewerker doorstroomt naar een andere functie binnen de organisatie. Dit vereist net als de indiensttreding een aantal wijzigingen en activiteiten, die je deels of volledig kunt automatiseren.
Uit dienst, en dan?
Naast het goed inregelen van de in- en doorstroom van een medewerker, is het organiseren van het uitdiensttredingsproces net zo belangrijk. Het komt nog vaak voor dat oud-medewerkers bij data en applicaties kunnen of nog toegang hebben tot een kantoorpand. Ook hierbij biedt Microsoft Planner uitkomst. Onder andere door een totaaloverzicht te creëren van alle benodigde acties of door activiteiten te automatiseren. Het Microsoft Power Platform heeft tools om op het moment van uitdienst treden toegang automatisch te blokkeren, een mailbox te archiveren, een tag onbruikbaar te maken of toegang tot applicaties te weigeren. Zomaar wat voorbeelden die de kans op het lekken van data door oud-medewerkers verkleinen.
Het proces in beeld
Bij elke organisatie is het in- en uitdienstproces anders. Maar het doel is identiek: nieuwe medewerkers een warm welkom geven en zorgen dat informatie en data veilig blijft op het moment dat medewerkers vertrekken. Het is daarom belangrijk om een compleet beeld te hebben van hoe het in- en uitdienstproces er in jouw organisatie uitziet. In veel gevallen zitten acties namelijk enkel in hoofden van mensen en is er weinig beschreven.
Onze businessconsultants helpen je graag om een totaalbeeld van jouw proces te krijgen. Dit doen we aan de hand van een of meerdere workshops , waarin we het gehele proces in een stroomschema beschrijven. Daarna kun je nadenken over of je een deel of het volledige proces wilt automatiseren. Wellicht is het beschikken over een overzicht, al dan niet via Microsoft Planner, al voldoende om meer grip te krijgen op het in- en uitdienstproces. Elke stap in het inzichtelijk maken van het proces helpt tenslotte al om meer tijd over te houden voor andere, leukere werkzaamheden en dat warme welkom voor je nieuwe medewerkers. Daag jij ons uit?
Robin Wijnen
Sales consultant IT adoptie & productiviteit
