Een moderne netwerkomgeving voor Pleyade met Network as a Service

Pleyade is een ouderenzorgverlener die ouderen aan huis, vanuit het hoofdkantoor of in één van de vijftien woonlocaties in Arnhem, Wolfheze, Elst en De Liemers ondersteunt in het dagelijks leven. Eerder schreven we al over hoe de zorgorganisatie met Ictivity via outsourcing transformeerde van een traditionele naar regie gestuurde IT-organisatie. Dat de netwerkomgeving niet kon achterblijven in deze transitie werd al snel duidelijk. Ronald van de Beeten, Servicemanager ICT bij Pleyade, besloot hier netwerkspecialist 4IP Solutions, onderdeel van Ictivity, voor in te schakelen.

Nieuwe focus

Pleyade heeft een gelaagde netwerkomgeving. “Het core-netwerk verbindt onze locaties”, vertelt Ronald. “Daarbovenop ligt een accesslaag met het wifinetwerk waar de corporate omgeving op draait en waar zorgcollega’s hun tablets mee verbinden om bijvoorbeeld het elektronisch cliëntendossier in te zien. Een deel van dit wifinetwerk is openbaar toegankelijk voor onze bewoners en hun naasten.”

Door de transitie naar IT-outsourcing veranderde het focuspunt in de netwerkomgeving. “Voorheen hadden we servers in eigen datacenters staan en zorgden we dat die verbindingen goed waren”, licht Ronald toe. “De internetverbinding was toen minder van belang. Nu we meer cloudapplicaties gebruiken, wordt het netwerk anders belast waardoor het onderhouden van goede internetverbindingen cruciaal is.”

Vernieuwing van de netwerkapparatuur

Vernieuwing was nodig. “Ondanks dat een deel van onze netwerkapparatuur pas een jaar oud is, hingen er op sommige locaties switches en access points die al 15 jaar meegingen en waren ingemeten op de behoeften en normen van destijds. Nu er veel meer van ons netwerk wordt gevraagd en het een crucialere rol heeft gekregen in bijvoorbeeld zorgdomotica, zaten we met een mismatch. Niet alleen had dit gevolgen voor de uptime, het beïnvloedde ook ons innovatievermogen. Een langzame of slechte verbinding bemoeilijkt het werk van onze kantoor- en zorgcollega’s en op sommige locaties is het wifinetwerk nodig voor verpleegoproepsystemen. De verbinding moet gewoon stabiel zijn.” Om die vernieuwing in gang te zetten, zocht Pleyade een partner. “Het liefst in lijn met wat we al afnamen bij Ictivity. 4IP was daarom een logische keuze. Dat 4IP daarnaast in een ver verleden ons eerste wifinetwerk heeft opgebouwd, versterkte de keuze om opnieuw samen aan de slag te gaan.”

Focus op gebruikerservaring en risicomanagement

Met zeventien locaties was het noodzakelijk om het project af te trappen met een inventarisatie. Ronald: “We hebben eerst op apparatuurniveau geïnventariseerd wat waar hangt op welke locatie, welke afhankelijkheden er zijn en welke switches gebruikt worden voor zorgdomotica, het camerasysteem of kantoorautomatisering. Maar ook de verbindingen tussen locaties brachten we in kaart. Het merendeel is verbonden via een eigen glasvezelring, de rest maakt via een SD-WAN-setup verbinding met de datacenters, internet en andere locaties. De scope van het traject was dusdanig groot dat het niet mogelijk was alles in één keer te vervangen. Wat werd het startpunt? “Eindgebruikers wil je zo snel mogelijk tevredener maken over het wifinetwerk, maar we moesten ook risico’s wegnemen rondom apparatuur die eigenlijk al vervangen had moeten worden. Risicomanagement kreeg daarom prioriteit, natuurlijk zonder de (zorg)medewerkers uit het oog te verliezen.”

Vernieuwing van de firewalls, access points en core switches

Het vervangen van firewalls was daarom stap één. Om ook de gebruikerservaring alvast te verhogen, werden access points as is vervangen. Daarna was het tijd voor het spannende werk: zestien switches van het core-netwerk omzetten naar HP Aruba. “Aan dit netwerk hangt alles vast”, vertelt Ronald. “Als deze core switches ermee stoppen, dan hebben we helemaal geen netwerk en dus geen datacommunicatie meer.” Grondige voorbereiding was nodig. Daarom werd een leegstaande Pleyade-locatie ingericht als live testomgeving. “Hier kon 4IP samen met CroonWolter&Dros, op dat moment nog onze partner voor het core-netwerk, fouten en aandachtspunten detecteren nog voordat de vervanging per locatie werd uitgevoerd.”

Dat was een succes. “Natuurlijk kun je downtime niet voorkomen bij een vervanging, je trekt immers een core switch offline”, evalueert Ronald. “Maar dankzij het voorwerk en de samenwerking met 4IP en CroonWolter&Dros is de vervanging van de core switches vlekkeloos verlopen. Daarin zie je de vakvolwassenheid en kundigheid van de 4IP-specialisten terug. Ze hebben een hoog kennisniveau, kunnen snel schakelen én vooruitdenken. Dat heeft echt het verschil gemaakt.”

Dankzij de vakvolwassenheid en kundigheid van de 4IP-specialisten is de vervanging van onze core switches vlekkeloos verlopen. – Ronald van de Beeten, Servicemanager ICT bij Pleyade

Wifinetwerk, klantbeleving en innovatief vermogen

Het wifinetwerk van Pleyade is nu vernieuwd én in beheer van 4IP. Dat heeft het nodige teweeggebracht. “Naast dat ons netwerk weer bij de tijd is, hebben we de klantbeleving onder collega’s, bewoners en hun familieleden een boost gegeven. Natuurlijk houd je altijd dat er soms vertragingen zijn of het bereik niet optimaal is, maar dat hebben we ingecalculeerd. Daar waar al access points hingen, zijn vervangingen gedaan. We hebben er bewust voor gekozen om niet op iedere locatie nieuwe bereikmetingen te doen.” Met deze aanpak kon Pleyade in de eerste fase sneller iets doen aan de klantbeleving. “Dat was voor ons het belangrijkste. Ons uitgangspunt is eigen regie voor medewerkers én bewoners. Een moderne netwerkomgeving die flexibel kan inspelen op veranderende wensen en eisen vanuit bewoners, familieleden en medewerkers is hiervoor een voorwaarde en daarover beschikken we nu.”

Gezamenlijk scherp blijven

Inmiddels zitten de twee partijen in de volgende fase. “Al luisterend naar onze gebruikers, zorgdomotica-adviseur en -fabrikanten, kijken we vooruit om gezamenlijk een toekomstbestendige blauwdruk te creëren die aansluit bij onze behoeftes nu en wat we verwachten in de toekomst. Vanuit die dynamiek werken we continu aan verbetering van het netwerk.”

Dat is de kracht van 4IP; ze komen met voorstellen maar betrekken ons er altijd bij. Dat geeft een gevoel van co-creatie.

Want dat een goed wifinetwerk een lopend proces is, staat wat Ronald betreft buiten kijf.  “Het blijft dynamisch om te zoeken naar de optimale netwerkinstellingen op onze locaties. Zeker omdat onze bewoners zelfstandig internetabonnementen en wifimodems kunnen laten installeren. Daarbij speelt dataveiligheid ook altijd een rol. De komende tijd gaan we met 4IP vanuit strategisch oogpunt onderzoeken hoe onze dataveiligheid zo hoog mogelijk blijft. Hierin vinden we onze gelijke in 4IP; zij vinden dit net zo’n belangrijk onderwerp als wij. Ik ben best kritisch als het hierom gaat, maar krijg de ruimte om het aan te geven als ik het ergens mee oneens ben. Dat is de kracht van 4IP; ze komen met voorstellen maar betrekken ons er altijd bij. Dat geeft een gevoel van co-creatie. In die hoedanigheid hou je elkaar scherp en haal je het maximale uit de samenwerking.”