FireX maakt vlekkeloze overgang naar de cloud

FireX is gespecialiseerd in brandbeveiligingsoplossingen voor de zakelijke markt, met de focus op branddetectie, hogedrukwatermistsystemen en blusschuim- en blusgassystemen. Het Nijmeegse bedrijf installeert zijn oplossingen bij uiteenlopende klanten door heel Nederland: van datacenters en parkeergarages tot musea en monumenten (waaronder Paleis Het Loo). Om efficiënter te kunnen werken, maakte FireX de overstap naar een laagdrempelige cloud-werkplek waarmee elke medewerker uit de voeten kan. Als vaste IT-partner verzorgt Ictivity ook het beheer op deze vernieuwde omgeving.

Werken op papier: tijdrovend en omslachtig

Het gros van de circa 50 medewerkers van FireX is het grootste deel van de week werkzaam bij opdrachtgevers op locatie. Veel administratieve werkprocessen vonden plaats op papier. Zo leverden de monteurs informatie aan via handgeschreven formulieren, die later door de administratie in de backoffice systemen werden ingevoerd. Behoorlijk omslachtig en tijdrovend, schetst personal assistant Lionne Broekman van FireX. “Eigenlijk ben je dubbel werk aan het doen. Bovendien moest de administratie vaak wachten tot de betreffende monteur weer op kantoor was om de papieren documenten af te leveren. Dat kon soms wel een week duren, met vertragingen in het proces tot gevolg.”

Werken in verouderde versie

Maar ook als er niet eerst op papier werd gewerkt, ging het wel eens mis, vervolgt Lionne. “Het kwam vaak voor dat mensen werkten in hun eigen, lokale versie van een document en dit bestand vervolgens rondmailden. Regelmatig werkte iemand daardoor per ongeluk in een verouderde versie van een document, met alle tijdverlies en ‘ruis’ van dien.”

Nooit meer langs elkaar heen werken

Om efficiënter te kunnen werken, stapte FireX begin 2020 over op Office 365 en het werken in Microsoft SharePoint. Lionne: “Alle medewerkers, op kantoor en op locatie, werken nu rechtstreeks in de cloud. Doordat informatie op een centrale plek wordt opgeslagen en uitgewisseld, is de kans op langs elkaar heen werken veel kleiner geworden. Bovendien hebben we administratief een efficiëntieslag gemaakt omdat monteurs hun formulieren rechtstreeks digitaal kunnen invullen via hun laptop of tablet. En, niet onbelangrijk: de formulieren zijn altijd goed leesbaar.”

Doordat informatie op een centrale plek wordt opgeslagen en uitgewisseld, is de kans op langs elkaar heen werken veel kleiner geworden. – Lionne Broekman, FireX

Leren werken in SharePoint

Flink wat voordelen dus. Toch is het overgaan naar werken in de cloud niet iets dat je ‘zomaar’ even doet, benadrukt Lionne. “Veel medewerkers moesten even schakelen. Zo vereiste het automatisch opslaan van bestanden in de cloud in het begin nog wel enige gewenning; het was voor de mensen immers een gewoonte om documenten eerst lokaal op te slaan. Bijkomend punt was het feit dat veel medewerkers niet vaak op kantoor zijn. Hoe kun je ook deze mobiele medewerkers zo goed mogelijk meenemen in alle veranderingen?”

Heldere uitleg

Om iedereen wegwijs te maken in het nieuwe systeem en de overgang naar de cloud voor gebruikers te stroomlijnen, zette FireX samen met Ictivity een uitgebreid adoptie- en trainingsprogramma op. Ictivity is al jaren de vaste IT-partner van FireX, vertelt Lionne. “Ook voor deze cloudtransitie kwam Ictivity dus vanzelfsprekend in beeld. De eerste workshops rondom de nieuwe werkwijze vonden afgelopen jaar nog net voor de coronapandemie plaats. Daarbij kregen we een heldere uitleg over de nieuwe werkwijze, zoveel mogelijk toegespitst op de specifieke situatie binnen de betreffende afdeling. In de weken daarna was de trainer van Ictivity nog een aantal dagdelen aanwezig op kantoor voor de beantwoording van vragen en – waar nodig – nadere uitleg.”

Omdat veel medewerkers zoals gezegd op locatie aan het werk zijn, koos FireX er daarnaast voor om te werken met key users. Lionne: “Deze door Ictivity getrainde medewerkers fungeerden als laagdrempelige vraagbaak voor hun collega’s. Verder stelde Ictivity ook een eCoach beschikbaar voor alle functionele gebruikersvragen.”

KennisHub: handige microlearnings

Binnen het trainings- en adoptieprogramma was een centrale rol ingeruimd voor de KennisHub van Ictivity, een online leerportaal dat 24/7 beschikbaar is voor elke medewerker. Het platform biedt onder meer trainingsmaterialen, documentatie en korte e-learningmodules rondom vaak terugkerende handelingen en workflows. Ook deze werkwijze met microlearnings werkte goed, schetst Lionne. “Na de eerste adoptiefase met workshops en coaching bleek dit een goede manier om medewerkers met vragen snel van dienst te kunnen zijn. We maken binnen FireX al langer gebruik van de KennisHub om medewerkers bij te spijkeren als het gaat om alledaagse IT-vaardigheden. Hoe plan je bijvoorbeeld een Teams-vergadering in? Nu kunnen medewerkers in de KennisHub ook terecht voor vragen rondom het juiste gebruik van SharePoint. Een goede oplossing voor medewerkers die, waar ze ook aan het werk zijn, tegen een vraag aanlopen en snel een antwoord willen vinden.”

We maken binnen FireX al langer gebruik van de KennisHub. Een goede oplossing voor medewerkers die tegen een vraag aanlopen en snel een antwoord willen vinden.

Flinke omslag

Sinds het voorjaar van 2020 hanteert FireX een eenduidige, uniforme werkwijze voor het uitwisselen van informatie en het delen en opslaan van documenten. Er zullen altijd mensen zijn die moeite hebben met zo’n omslag, weet Lionne. “Gelukkig zijn de ervaringen, mede dankzij de uitgebreide training door Ictivity, vrijwel zonder uitzondering positief. En als er al eens iets speelt op het gebied van SharePoint, pakt Ictivity die vragen altijd snel en vakkundig op.”

ICT-vaardigheden verder aanscherpen

Namens Ictivity kijkt ook Toine van Eijk (Directeur Training) terug op een succesvolle samenwerking. “Mede door corona was ons uitgangspunt voor dit trainingsprogramma na de initiële fase ‘online, tenzij’. Dat werkte goed; de korte e-learningmodules in onze KennisHub stelden mensen in staat om zich het systeem plaats- en tijdonafhankelijk eigen te maken, in hun eigen tempo.”

De korte e-learningmodules in onze KennisHub stelden mensen in staat om zich het systeem plaats- en tijdonafhankelijk eigen te maken.

Naast SharePoint-specifieke thema’s kunnen medewerkers FireX ook terecht in de KennisHub voor op hun organisatie toegespitste modules rondom de thema’s AVG en security, schetst Van Eijk. “Hoe ga je verantwoord om met vertrouwelijke informatie zoals persoons- en bedrijfsgegevens? Daarnaast willen we de bibliotheek binnen onze KennisHub de komende tijd verder uitbreiden met modules rondom persoonlijke vaardigheden. Hoe kun je feedback geven? Hoe kun je productief blijven als je thuiswerkt? Wat is een goede dagindeling? Nuttige informatie, aan de hand waarvan ambitieuze organisaties als FireX de ICT-vaardigheden van hun medewerkers verder kunnen aanscherpen.”