Vernieuwend werkplekconcept voor Gemeente Leusden

Gemeente Leusden en 4IP slaan handen ineen voor vernieuwend werkplekconcept

Een gemeentehuis waar openheid en transparantie centraal staat. Dat was het doel van de gemeente Leusden toen ze begon aan de bouw van het gloednieuwe Huis van Leusden. De openheid komt onder andere terug in de grote glazen pui van het gebouw, maar bijvoorbeeld ook in het nieuwe werkplekconcept dat de gemeente hanteert. Ambtenaren kunnen voortaan activiteit-gerelateerd werken. Randvoorwaarde is een ijzersterk netwerk waarbij de eindgebruiker centraal staat. Connectivityspecialist 4IP Solutions stond aan de wieg van de implementatie van het zogenoemde ‘draadloos-tenzij beleid’ en blikt samen met Jeroen Kalisvaart van de gemeente Leusden terug op de samenwerking en de totstandkoming van dit innovatieve werkplekconcept.

“De bouw van een nieuw gemeentehuis gaf ons de kans om op een andere manier te werken. In plaats van vaste werkplekken, wilden we toe naar werkplekken die geschikt zijn voor een bepaalde activiteit”, vertelt Jeroen. Met deze werkwijze kiezen ambtenaren afhankelijk van hun dagplanning en –werkzaamheden waar ze die dag het beste kunnen zitten om te werken. “Bij de bouw van het nieuwe gemeentehuis hebben we daarom goed gekeken hoe we samenwerken, ontmoeten en verbinden centraal konden stellen, ook qua techniek. Op deze manier wilden we sociale duurzaamheid ook uitstraling geven richting ambtenaren en burgers. Met 4IP hebben we gekeken naar de invulling ervan”, zegt Jeroen.

Vernieuwing binnen de gemeentelijke wereld

Deze invulling resulteerde onder andere in een gemeentehuis zonder vaste werkplekken en zonder vaste telefonie (men maakt gebruik van Skype for Business). Binnen het Huis van Leusden is bijna geen enkele kabel meer te vinden. “Binnen de gemeentelijk wereld wordt een dergelijk werkplekconcept nog niet veel toegepast”, stelt Jeroen. “Een sterk wifi-netwerk is cruciaal als er any time, any place and anywhere gewerkt moet worden. 4IP heeft hard gewerkt aan de optimale infrastructuur. Van access points tot switches en firewalls: alles stond in het teken een consequente gebruikerservaring voor de Leusdense ambtenaren.”

Een sterk wifi-netwerk is cruciaal als er any time, any place and anywhere gewerkt moet worden. – Jeroen Kalisvaart, Gemeente Leusden

Het netwerk is gebaseerd op de intelligente netwerkcomponenten van Aruba, waarbij ClearPass het hart van de oplossing is. Hiermee wordt de veiligheid van het netwerk gegarandeerd, omdat inzichtelijk wordt wie, waar en met welk device verbindt met het wifi-netwerk. Per gebruikersgroep is een beleid opgesteld, zodat gegevens beschermd zijn tegen gebruik door onbevoegden. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van een FortiGate Next-Generation firewalls. Jeroen: “Met deze firewall verhogen we het beveiligingsniveau van het netwerk door gebruik te maken van geavanceerde technieken, zoals Intrusion Prevention.” In het Huis van Leusden zijn, naast de gemeente, ook andere organisaties gevestigd die gebruik maken van hetzelfde netwerk. Security was mede daarom ontzettend belangrijk in het ontwerp. Door middel van de inzet van de juiste soft- en hardware is er een goede balans gevonden tussen de veiligheid en de gebruiksvriendelijkheid van het netwerk.

Met de huidige infrastructuur en het wifi-preferred beleid is de gemeente Leusden klaar voor de toekomst. Jeroen: “We kunnen op een vrij simpele manier het leven van de ambtenaar een stukje eenvoudiger maken. Denk aan een applicatie waarin iedereen bij binnenkomst kan zien welke werkplekken nog vrij zijn en waar collega’s zich bevinden. Samen met 4IP kijken we continu hoe we de dienstverlening kunnen verbeteren. ”

Sparringpartners

Voorlopig wil de gemeente haar voorlopers positie blijven optimaliseren en verbeteren. Daar zal 4IP zeker een rol in spelen. “We kijken vol vertrouwen naar de toekomst en we geloven in het optimaliseren van dit werkplekconcept. Zo zijn we bijvoorbeeld met de gemeenten Bunschoten, Nijkerk en Putten in gesprek om dit concept ook bij hen te kunnen realiseren. Dit stimuleert niet allen ons innovatievermogen, maar kan ons ook op kleinere schaal veel brengen. Onderlinge uitwisseling van ambtenaren is nu bijvoorbeeld eenvoudig te realiseren”, vertelt Jeroen.