Het PSW-partnerportaal: probleemloos samenwerken voor zorgverleners binnen én buiten de organisatie

Zorgorganisatie PSW ondersteunt en begeleidt kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking. De 1.300 medewerkers bieden verschillende vormen van zorg aan ruim 2.300 mensen. Denk aan dagbesteding en begeleiding bij wonen, maar ook bij werken, onderwijs en het invullen van vrije tijd. Voor de meest optimale zorg is het tegenwoordig steeds belangrijker om de samenwerking met andere zorginstellingen op te zoeken, ondervindt PSW. Die samenwerking vraagt om toegang tot elkaars IT-systemen. Dat bracht echter de nodige administratieve rompslomp en uitdagingen m.b.t. tot digitale veiligheid en gegevensbescherming met zich mee. Dat moest en kan anders, dacht PSW. Samen met Ictivity ontwikkelden ze een partnerportaal: één centrale plek, zowel voor interne als externe medewerkers, met daarin alle belangrijke (cliënt)informatie. Mark Kunkels, functioneel applicatiebeheerder bij PSW, en Saskia Aspers, beleidsadviseur zorg en informatie bij PSW, vertellen erover.

Samenwerken voor optimale zorg

De aanleiding voor het partnerportaal is het feit dat de maatschappij steeds vaker van zorginstellingen vraagt om krachten te bundelen. Saskia vertelt: “Iemand met een hulpvraag op sociaal-psychisch vlak heeft vaak meerdere problemen en is daardoor niet in één hokje te plaatsen. Denk aan iemand met een licht verstandelijke beperking én psychische problemen. Optimale zorg vraagt dan om expertise van verschillende zorgorganisaties.” Hierdoor komen er vaak meerdere begeleiders van verschillende organisaties bij iemand over de vloer, die allemaal zaken over de betreffende persoon moeten rapporteren. Mark vult aan: “Iedere organisatie werkt echter met een eigen IT-systeem, met als gevolg dat belangrijke (cliënt)informatie in verschillende systemen van meerdere partnerorganisaties wordt opgeslagen.”

Spinnenweb van werkomgevingen

Om samen te werken, moesten medewerkers dus toegang krijgen in elkaars systemen. Maar dat zorgde voor extra kosten én veel complexiteit, dat bovendien ten koste ging van de tijd die begeleiders konden besteden aan de zorg. Markt legt uit: “Medewerkers hadden voor iedere organisatie-omgeving een ander loginaccount en e-mailadres nodig. Bovendien konden ze niet tegelijkertijd in twee organisatie-omgevingen inloggen, waarvoor een In-Private webbrowser geopend moest worden. Voor PSW betekende dit daarnaast extra ICT-kosten. Additionele Microsoft 365 licenties waren nodig om toegang tot andere omgevingen te verschaffen, terwijl externe medewerkers zelf vaak al beschikken over een digitale werkplek met Office en een e-mail postbus. Maar met die accounts inloggen in andere omgevingen was niet mogelijk.”

Het resultaat voor eindgebruikers? Een spinnenweb van werkomgevingen. “Omdat informatie zo versnipperd stond opgeslagen, ontstond soms een blinde vlek bij medewerkers voor wie welke zorg biedt aan een bepaald persoon”, aldus Saskia. “Terwijl het juist heel belangrijk is dat informatie beschikbaar is voor betrokken partijen om optimale zorg te kunnen bieden.”

Efficiënte en kostenbesparende werkwijze

Daarom vroeg PSW Ictivity, als vertrouwde ICT-partner de afgelopen vijftien jaar, om mee te denken over een efficiënte en kostenbesparende oplossing om samen te werken binnen de keten. Dat werd het partnerportaal. De ontwikkeling van het partnerportaal startte met verschillende brainstormsessies om optimaal invulling te geven aan de oplossing. Ondanks de complexiteit van de oplossing, verliep het proces voorspoedig. Saskia: “De samenwerking met Ictivity tijdens dit proces was heel fijn. We werken op een informele manier en ze luisterden echt naar de vraagstukken die wij als organisatie hebben. Daarbij staat de eindgebruiker altijd centraal. We keken kritisch naar of de oplossing toegevoegde waarde zou leveren. Hier dacht Ictivity heel goed in mee.”

De samenwerking met Ictivity tijdens dit proces was heel fijn. We werken op een informele manier en ze luisterden echt naar de vraagstukken die wij als organisatie hebben.

Uniek portaal: moderne werkplek voor iedereen

En met resultaat: na ruim twee jaar staat er een uniek portaal dat nog nooit eerder is ontwikkeld. Met het PSW-partnerportaal biedt Ictivity een moderne werkplek aan zowel interne als externe medewerkers van PSW. Eén plek waarop alle benodigde cliëntinformatie te vinden is. Mark: “Het grote voordeel is dat je met je eigen organisatielogin, ofwel single sign-on, inlogt op één centraal portaal. Op het portaal krijgen medewerkers zonder opnieuw inloggen toegang tot applicaties, informatie en communicatie van de partner-organisatie(s).”

Meerdere Microsoft 365-abonnementen, loginaccounts en e-mailadressen en het werken met In-Private vensters zijn hiermee verleden tijd. “Dit levert enorme werkverlichting op voor werknemers van de organisaties binnen het samenwerkingsverband”, aldus Saskia. “Zij kunnen nu vanaf één centrale plek werken en informatie inzien. Of het nu gaat om het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), zorgprotocollen, gedeelde agenda’s, een werkdocument of communicatie met medewerkers van partnerorganisaties. Alles staat overzichtelijk op één plek. Dat bespaart veel tijd die nu besteed kan worden aan hetgeen waar het écht om draait: het bieden van optimale zorg.”

Alles staat overzichtelijk op één plek. Dat bespaart veel tijd die nu besteed kan worden aan hetgeen waar het écht om draait: het bieden van optimale zorg.

Portaal verder uitrollen

Inmiddels is het PSW-partnerportaal voor één specifiek samenwerkingsverband uitgerold. Maar er zijn genoeg ambitieuze toekomstplannen. Saskia: “Er zijn nog veel meer vraagstukken binnen PSW waar het partnerportaal een uitkomst voor biedt.” Mark sluit af: “Uiteindelijk is het doel om het partnerportaal verder door te ontwikkelen en uit te rollen naar alle samenwerkingsverbanden waarin dit van toegevoegde waarde kan zijn. Zo hopen we zo veel mogelijk medewerkers verder te ontlasten.”