ICT voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst

De Aloysius Stichting zet zich met scholen in heel Nederland in voor kinderen en jongeren van 4 tot 27 jaar die expertise in onderwijs, begeleiding en ondersteuning nodig hebben om zich goed te kunnen ontwikkelen. Dit omvat speciaal (basis)onderwijs en voorgezet speciaal onderwijs, evenals onderwijs aan jongeren in justitiële jeugdinrichtingen en jeugdzorginstellingen. Daarnaast ondersteunt, adviseert en begeleidt Aloysius leerlingen en onderwijsteams in het regulier onderwijs in ruim zestig samenwerkingsverbanden. Met 1.100 medewerkers en ruim 4.300 leerlingen staat Aloysius voor sterk onderwijs en een betekenisvolle toekomst. Hier hoort een betrouwbare en gebruiksvriendelijke IT-omgeving bij. Rutger Groen, Directeur Financiën en Bedrijfsvoering bij Aloysius, en Ed Polderman, Communicatiemedewerker bij Aloysius, vertellen hoe Ictivity hen hierbij helpt.

Gezamenlijke droom

Aloysius is innovatief en vooruitstrevend op het gebied van digitalisering. Dat kwam terug in de vraag waarmee ze in 2020 bij Ictivity aanklopten. De focus lag volledig op het verbeteren van de gebruikersbeleving (XLA) en meer innovatie. Rutger vertelt: “Voordat we de aanbesteding voor een nieuwe IT-partner uitzetten, hebben we in de organisatie opgehaald welke dromen er zijn. Hoe moet de school er over een aantal jaar uit zien en wat hebben we daarvoor nodig?”

Hieruit bleek dat Aloysius met een nieuwe IT-partner vooral verder wilde ontwikkelen en echt samen wilde kijken naar vernieuwing en de toekomst. Rutger: “Ictivity was de partij die het dichtst bij onze droom kwam. Zij denken echt vanuit de eindgebruiker. We zijn vervolgens samen aan de slag gegaan met de ambitie om medewerkers van Aloysius te laten beschikken over moderne digitale hulpmiddelen zodat zij optimaal ondersteund worden in het gebruik van deze middelen voor het onderwijs.”

ICT als water uit de kraan

Een eerste stap hierin was om een sterke basis te hebben. “Het doel daarbij was dat ICT moet zijn als water uit de kraan. Daarmee bedoelen we eigenlijk dat goedwerkende ICT, ook tijdens piekperioden, een vanzelfsprekendheid is en eindgebruikers er geen omkijken naar hebben”, zegt Rutger. Hoewel de IT-omgeving van Aloysius al gedeeltelijk in de cloud stond, werden bestanden soms nog lokaal opgeslagen. “Ictivity heeft dit naar de cloud gebracht”, vertelt Ed. “Ook hebben zij alle medewerkers voorzien van een digitale werkplek in Omnia, waarmee ze overal toegang hebben tot al hun applicaties en bestanden. En daarnaast zijn we volledig gestandaardiseerd op Apple.”

Veiligheid van de IT-omgeving werd hierbij niet uit het oog verloren. Rutger: “De beveiliging van onze ICT staat hoog op onze prioriteitenlijst. Bij de start van de samenwerking hebben we bijvoorbeeld tweefactor authenticatie ingevoerd. Met gezichtsherkenning via de iPhone krijgen we toegang tot het Omnia-portaal. Vanuit deze gepersonifieerde cockpit kunnen we vervolgens met één klik door naar de applicaties die we nodig hebben. Dat werkt goed.”

Ook de adoptie van de IT-omgeving bij de gebruikers vormde een belangrijke factor in de samenwerking.

Militaire precieze en maatwerk

De transitie naar deze nieuwe digitale werkplek is uitgevoerd met militaire precisie, want deze vond midden in de schoolperiode plaats. “Dat vereiste een goede planning en afstemming”, vertelt Rutger. “Zo werd Teams tijdens corona in sneltreinvaart uitgerold.” Ook de adoptie van de IT-omgeving bij de gebruikers vormde een belangrijke factor in de samenwerking. Hierbij was er veel persoonlijke aandacht, want niet iedereen heeft dezelfde mate van digivaardigheid of zelfredzaamheid.

Ed vult aan: “In de communicatie is er alles aan gedaan om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het ICT-adoptieprogramma van Ictivity bestond uit diverse leermethodes, zodat er voor iedere medewerker een passende oplossing beschikbaar was. De verschillende leervormen zijn gericht op het toepassen en optimaliseren van ICT-middelen binnen werkprocessen. Zo werd tweewekelijks een online training georganiseerd met uitleg over Sharepoint, OneDrive en het zoeken, opslaan en delen van bestanden. Daarnaast werden online micro e-learnings, instructievideo’s en een overzicht van veel gestelde vragen centraal aangeboden aan onze collega’s. Via intranet is er een KennisHub ingezet om de collega’s voor te bereiden op de verandering die gaat komen met de nieuwe werkplek. “Na de migratie kan deze gebruikt worden voor naslag en zelfstudie. Tot slot kunnen alle collega’s gebruik maken van een e-Coach voor vragen, begeleiding en ondersteuning. Hierdoor was er echt veel persoonlijke aandacht.”

Een ander onderdeel waar Rutger erg over te spreken is, is dat het Omnia werkportaal altijd automatisch opstart, ook wanneer de MacBook vanuit de slaapstand wordt geopend. Hij vertelt: “Hierdoor zitten we niet alleen gelijk in de kern van onze IT-omgeving, maar ook op de startpagina waarin we veel nieuws uit de organisatie met elkaar delen. Met deze oplossing blijven alle medewerkers dus goed op de hoogte van de alle ontwikkelingen bij Aloysius. Dat is belangrijk vanwege de grote geografische spreiding van onze scholen door heel Nederland.”

Focus op onderwijs, niet op ICT

Rutger en Ed zijn tevreden met de stappen die tot nu toe zijn gezet: “Met behulp van automatisering zijn veel werkprocessen een stuk efficiënter ingericht. Daarnaast kunnen medewerkers naadloos op andere plekken werken, zonder daar iets apart voor te hoeven regelen. Ze gaan bovendien zelf heel actief aan de slag met de mogelijkheden die er zijn. Dat stimuleren we ook natuurlijk. Bijvoorbeeld om de beschikbare IT-middelen ook privé te gebruiken. Zo raken medewerkers vertrouwd met de middelen, wat hun werkgeluk vergroot.”

Met behulp van automatisering zijn veel werkprocessen een stuk efficiënter ingericht. – Rutger Groen, Directeur Financiën Aloysius

En het werkt; de medewerkers van Aloysius verwerken ICT op allerlei innovatieve manieren in het onderwijs. “Dat is heel mooi om te zien. Het maakt leerlingen niet alleen digivaardig, maar maakt het onderwijs ook aantrekkelijker. Als kers op de taart komt de innovatie in het onderwijs absoluut ten goede”, zegt Rutger. “Denk aan het gebruik van moderne technologieën in het lesgeven. Dat gaat veel verder dan alleen het gebruik van een iPad of Digiboard. Denk ook aan het inzetten van applicaties, video’s of robots tijdens lessen. Bijvoorbeeld tijdens kookles. De docent neemt video’s op en speelt deze tijdens de les af. Dat geeft de docent tijdens de les ruimte voor persoonlijke aandacht. Daarnaast is het mogelijk om te werken met live video, zodat leerlingen precies kunnen zien wat belangrijk is.” Maar ook tijdens bijvoorbeeld muziek- of gymles wordt handig gebruikgemaakt van ICT. “Zo is het mogelijk om diverse lesprogramma’s op te halen via QR-codes. En kunnen leerlingen en leerkrachten gemakkelijk draadloos hun laptop en/of telefoon delen en projecteren op schermen en dit in de lessen verwerken.”

Transparant en op basis van vertrouwen

De moderne werkplek inclusief de Apple-telefoons van medewerkers worden gemanaged vanuit Ictivity. Ed: “Support wordt geleverd door middel van eerstelijns ondersteuning, aangevuld met ondersteuning op locatie. De ondersteuning op locatie is op geplande momenten structureel aanwezig en wordt opgeschaald op de momenten dat het nodig is. Het Serviceteam is daarnaast altijd makkelijk bereikbaar. Zo worden we echt volledig ontzorgd, waardoor onze focus kan liggen op onderwijs in plaats van op ICT.”

In coronatijd is goede communicatie daarnaast essentieel gebleken, zo sluit Ed af: “Als communicatieafdeling hebben wij onze scholen optimaal kunnen ondersteunen. De beschikbaarheid van goedwerkende ICT-systemen is daarbij onmisbaar.”

Betekenisvolle toekomst

Over de samenwerking met Ictivity zijn Rutger en Ed dan ook erg te spreken. “De samenwerking met Ictivity is open, transparant en gebaseerd op vertrouwen”, leggen ze uit. “Ze komen beloftes na. Het voelt echt als een partnership in plaats van een klant-leverancierrelatie. Als onderwijsinstelling zijn wij behoorlijk vooruitstrevend. Ictivity sluit hier naadloos op aan. Ons motto is ‘we doen het gewoon, gedonder komt er toch’. Ictivity denkt met ons mee en daagt ons uit, altijd vanuit de klantbehoefte. Bijvoorbeeld wat betreft het verder automatiseren van repeterende taken. We doen het echt samen.”

De toekomst ziet er dan ook betekenisvol uit. Rutger: “Samen met Ictivity hebben we de afgelopen periode een hele sterke basis neergezet. De manier waarop ICT nu is ingericht binnen Aloysius zorgt ervoor dat wij niet met ICT, maar met vernieuwing van het onderwijs en sociale interactie bezig kunnen zijn. De huidige IT-omgeving ondersteunt daarnaast hybride werken binnen onze organisatie. Naarmate we verder komen in onze samenwerking, zal deze steeds meer verschuiven richting innovatie en ontwikkeling. Ik kijk uit naar de mooie dingen die we samen gaan realiseren om het onderwijs nóg een stuk innovatiever en beter te maken.”