Soepele overgang naar Office 365 bij Bergopwaarts met IT-adoptietraject
IT-adoptietraject zorgt voor soepele overgang naar Office 365 bij Bergopwaarts
Woningbouwvereniging Bergopwaarts bestaat al bijna een eeuw. In die honderd jaar is er veel veranderd. Zo is de bedrijfsvoering van woningcorporaties er door digitale vooruitgang volledig anders uit komen te zien. De sector kampt daarnaast met vergrijzing, fusies en bezuinigingen, terwijl efficiëntie, snelheid en service belangrijker zijn dan ooit. Het digitaliseren van processen speelt daarom een grote rol in deze branche. Met nieuwe tooling en veranderende rollen wordt op al deze ontwikkelingen succesvol antwoord gegeven. Zo ook bij Bergopwaarts. De organisatie ging over naar Office 365, slankte haar databestand met maar liefst vijftig procent af en bereidde haar medewerkers goed voor op de digitale toekomst middels een IT-adoptietraject. Frank Maréchal, Projectleider Onderhoud en Petra van de Werff, functioneel beheerder en woonadviseur vertellen namens Bergopwaarts hoe zij deze overgang met Ictivity hebben aangepakt en ervaren.
Bewaken van overzicht en draagvlak
Bergopwaarts heeft ruim 5000 woningen in haar bezit. Het bieden van goede huisvesting is daarbij prioriteit nummer één. Er is, samen met andere partijen, ook zorg voor de woon- en leefomstandigheden van huurders. Om haar woningen in goede staat te houden communiceert de organisatie met veel externe partners zoals aannemers, bouwbedrijven en onderhoudsbedrijven. Het is van groot belang dat zij allemaal over de juiste informatie beschikken. En precies daar lag een groot verbeterpunt: door te veel e-mailverkeer, verschillende versies van documenten en feedbackrondes was overzicht hebben en behouden soms lastig voor medewerkers. Daarnaast maakte Bergopwaarts alleen gebruik van SharePoint en wilde het overstappen op Office 365. Frank vertelt: “We zijn met Ictivity in gesprek gegaan om onze behoeftes in kaart te brengen. Dit hebben we bewust met een multidisciplinaire werkgroep gedaan: van administratief medewerker tot ICT’er. Op deze manier hielden we het draagvlak in de organisatie zo breed mogelijk, omdat uiteindelijk iedereen gebruik moet maken van de software.”
We wilden de overgang zo organiseren, dat de medewerkers die met hun hoofd bij dagelijkse activiteiten zaten, hier weinig last van hadden. Dezelfde, bekende voorzieningen uit de oude situatie wilden we terug laten komen in Office 365.
Met deze werkgroep werd besproken wat Office 365 voor Bergopwaarts kon betekenen en wat hun eisen waren. Aangezien de organisatie al veel IT-veranderingen in korte tijd had meegemaakt, was een van de wensen om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Petra: “We wilden de overgang zo organiseren, dat de medewerkers die met hun hoofd bij dagelijkse activiteiten zaten, hier weinig last van hadden. Dezelfde, bekende voorzieningen uit de oude situatie wilden we terug laten komen in Office 365.” Frank vult aan: “Niet iedereen in onze organisatie heeft evenveel affiniteit met het gebruik van kantoorautomatisering. Deze groep was gewend om hun activiteiten op een bepaalde manier te doen, zoals ze die al tien, vijftien jaar geleden deden. Daar was wel even een omslag nodig.”
Goede begeleiding in de vorm van een IT-adoptieprogramma was een must.
Kennis op niveau brengen
Ictivity ging van start met het inventariseren van de mappenstructuur en het inzichtelijk krijgen van de werkwijzen. Er werden interviews gehouden met verschillende medewerkers en aan de hand daarvan werd er een blauwdruk gemaakt van een nieuwe SharePoint-omgeving in Office 365. “ De overstap naar Office 365 was een goed moment om het zelfvertrouwen bij het gebruik van kantoorautomatisering te verbeteren.”, vertelt Petra. “Medewerkers hebben toen een test gemaakt om het kennisniveau te toetsen. Begrepen mensen wel goed wat er te gebeuren stond en hoe stond het er eigenlijk voor met hun IT-kennis? Aan de hand van de resultaten is een op maat gemaakt IT adoptieprogramma opgezet. Het programma bestond uit trainingen waarin volop werd geoefend met online werken. Kerngebruikers hebben extra trainingen gekregen. Ik heb als functioneel beheerder vooral coaching on the job gehad.” Frank: “We merkten dat mensen wat verandermoe waren. Daarom wilden we zoveel mogelijk handreikingen doen. Aan de andere kant hadden onze medewerkers ook baat bij herhaling, zodat ze straks niet in die nieuwe IT-omgeving zouden verdwalen.”
De overstap naar Office 365 was een goed moment om het zelfvertrouwen bij het gebruik van kantoorautomatisering te verbeteren.
Grote schoonmaak
In de tussentijd heeft Frank met zijn team gekeken naar alle opgeslagen data en een opschoonactie op touw gezet. Frank: “Deze opschoning bracht een behoorlijke data-afslanking met zich mee. Ongeveer vijftig procent van al onze data is verwijderd. Veel was verouderd, niet meer relevant, waren privédocumenten of stonden op de verkeerde plek. Ook hebben we streng gekeken naar de eisen uit de AVG. Dit proces liep parallel aan de werkzaamheden van de consultants van Ictivity.” Petra vult aan: “Net als een echte verhuizing moest iedereen zijn eigen digitale ‘spullen’ opruimen. Zowel de bestanden in werkmappen als de informatie op ons intranet is opgeschoond. Het intranet werd al veelal gevuld door onze medewerkers. Dat moest in de nieuwe situatie weer gebeuren, alleen dan overzichtelijker. De inhoudsdeskundige kan de kwaliteit van de informatie het best beoordelen.” De migratie vond hierna plaats, waarbij floorwalkers van Ictivity ter plekke aanwezig waren. Zij waren ingeschakeld om alle mogelijke vragen te beantwoorden en waar nodig extra uitleg te geven. Frank: “De hulp van Ictivity werd als erg positief ervaren. Medewerkers waren gemotiveerd om in de nieuwe omgeving te werken.”
De meest gehoorde feedback was dan ook dat ze niet wisten dat ze een taak zo veel makkelijker konden uitvoeren. Gezien de vorige IT-projecten waren we hier erg blij mee.
De juiste sleutel in het slot
Iets waar Bergopwaarts tegen aanliep, was toegangsmanagement. Medewerkers konden niet meer de juiste informatie terugvinden omdat ze er geen toegang tot hadden. Bij de verhuizing merkten ze dat er in de loop van de tijd diverse ‘praktische uitzonderingen’ in de autorisatiestructuur waren verwerkt. Frank: “In de oude situatie was ons toegangsbeleid helemaal verweven met hoe we toen werkten. De impact hiervan was lastig in te schatten, omdat het was zo’n enorme kruisbestuiving was. De oplossing was om documenten in een andere werkruimte te zetten en de juiste toegang zelf in te regelen.” “Door kritisch te kijken naar de autorisatie, hebben we soms teams opnieuw gedefinieerd”, vertelt Petra. “Ons intranet blijft ook goed up-to-date, doordat de verantwoordelijkheid is onderverdeeld in teams. Na de overgang naar Office 365 merken we dat medewerkers meer betrokken zijn bij de inhoud van het intranet. Het delen van documenten in werkmappen én op intranet is nu voor iedereen dagelijks werk.”
De nieuwe werkomgevingen schelen het nodige bel- en emailverkeer. Het is ook een stuk helderder: men werkt altijd met hetzelfde, actuele document.
Inmiddels kan Bergopwaarts eenvoudig sites delen met externen. Wanneer er gewerkt wordt aan een project met vaste aannemers, worden begrotingen en tekeningen makkelijk uitgewisseld. De aannemer in kwestie kan ook zelf documenten toevoegen aan dezelfde omgeving. Frank: “De nieuwe werkomgevingen schelen het nodige bel- en emailverkeer. Het is ook een stuk helderder: men werkt altijd met hetzelfde, actuele document. Wel merken we dat onze medewerkers af en toe een opfriscursus nodig hebben, omdat ze niet vaak genoeg met dezelfde software werken of de handelingen niet vaak genoeg uitvoeren. We hebben daarom ook besloten om de vervolgstap naar Microsoft Teams voorlopig niet te maken. Dat zou een te grote verandering zou zijn voor onze medewerkers. De overstap naar Office 365 is voor ons soepel verlopen. Het eindresultaat is zeker wat we vooraf voor ogen hadden.”