Razendsnelle IT-transformatie voor Riedel
Razendsnelle IT-transformatie voor Riedel legt de basis voor langdurige samenwerking
Appelsientje, CoolBest, DubbelFrisss, Taksi; je kent (en drinkt) ze vast. Wat veel mensen niet weten, is dat moederbedrijf Riedel achter deze A-merken zit. Met ruim 230 medewerkers produceert Riedel in Ede de sappen voor de Nederlandse, Belgische, Franse en soms Duitse markt. Tot 2018 was de sappenproducent onderdeel van FrieslandCampina. Maar na een verkoop ging het bedrijf zelfstandig verder. Deze ontvlechting had nogal wat voeten in aarde, onder andere voor Riedels IT-omgeving. Om de ontkoppeling snel én goed te laten verlopen, werd Ictivity ingeschakeld als IT-partner. Tom Balke, IT-manager bij Riedel, vertelt over de samenwerking.
Opnieuw opbouwen
De sappenproduct maakte gebruik van de IT-diensten van FrieslandCampina voor onder andere het ERP-systeem, licenties, werkplekken, servers, enzovoorts. “Dat moest allemaal opnieuw opgebouwd worden toen we zelfstandig werden”, vertelt Tom. En snel ook. “IT speelt een aanzienlijke rol in ons productieproces. Dit gaat om industriële IT waar de productie op draait, maar ook om onze kantoorautomatisering. Neem het wifinetwerk. Onze heftruckterminals die pallets drankpakken door het magazijn verplaatsen, zijn hieraan gekoppeld. Als er in het netwerk een storing ontstaat waardoor de heftruckterminals stilvallen, dan kan dat gevolgen hebben voor het gehele productieproces wat hieraan vooraf gaat. Tot aan stilstand van de drankproductie aan toe met alle (financiële) gevolgen van dien. Vanuit onze visie om naar de cloud te gaan en zo min mogelijk IT in eigen beheer te hebben, wilden we de kantoorautomatisering snel uitbesteden aan een geschikte IT-partner.”
Die partner werd Ictivity. “Naast dat Ictivity de resources in huis had om dit project binnen de deadline op te pakken, hadden ze zowel financieel als inhoudelijk het beste voorstel”, licht Tom toe. “Ook hadden we een goed gevoel na de gesprekken met hun sales- en inhoudelijke experts. Dit gevoel is uiteindelijk bevestigd toen we eenmaal samenwerkten.”
Ictivity had het beste voorstel, zowel financieel als inhoudelijk, en we hadden een goed gevoel bij de gesprekken.
– Tom Balke, Riedel
In vier maanden live
Met geen tijd te verliezen, is Ictivity samen met Riedel gestart met de IT-transformatie voor het kantoor. Tom: “Een klein deel van onze IT-omgeving is hetzelfde gebleven, waaronder hardware zoals laptops, netwerk- en wifiapparatuur. Alles qua software, zoals de back-end voor het nieuwe warehousesystemen en het ERP-systeem, is door Ictivity opnieuw opgebouwd en geïmplementeerd op het Uniserver platform.” Dat ging met een bloedgang. “Na een maand of vier vanaf de start van de samenwerking zijn we live gegaan met de werkplekken en zijn deze door Ictivity in beheer genomen.”
In de overgangsperiode naar de nieuwe werkplekken waren er zowel vanuit Ictivity als vanuit Riedel adoptieconsultants en ambassadeurs op locatie aanwezig om gebruikers te helpen werken in de nieuwe omgeving. “Onder andere door samen referentiekaarten en one-pagers over de nieuwe werkplekken te ontwikkelen”, licht Tom toe. Mede hierdoor heeft de snelheid van het traject niet afgedaan aan de kwaliteit. “Het was een uitdagend proces met soms onverwachte tegenslagen. Toch hebben we het samen tot een mooi eindresultaat gebracht door continu samen te zoeken naar geschikte oplossingen. Ik kijk er heel positief op terug.”
Verbeterde gebruikersbeleving
Een belangrijke verandering voor Riedel is dat ze met de door Ictivity beheerde IT-omgeving veel sneller acteren op behoeftes of wijzigingen die ze willen doorvoeren. “Als onderdeel van FrieslandCampina ging er veel tijd overheen voordat een wijziging in de IT-omgeving doorgevoerd werd. Met Ictivity zijn de lijnen kort. Met de stabiele back-end die we nu hebben, kunnen we sneller anticiperen op nieuwe ontwikkelingen of projecten, zoals de implementatie van Microsoft Power BI om meer datagedreven te werken.”
Deze slagkracht heeft ook het een en ander betekend voor het IT-sentiment onder Riedels medewerkers. Tom: “Collega’s waren soms negatief over de ICT-dienstverlening door ervaringen in de FrieslandCampina-tijd. Gelukkig hebben we het sentiment samen met Ictivity omgebogen en is de ICT-gebruikerservaring van onze medewerkers aanzienlijk verbeterd.”
Ictivity heeft veel kennis in huis. Dat is prettig; we kunnen snel schakelen met mensen die er verstand van hebben. Dat geeft vertrouwen.
Partnerrelatie
Nu bijna vijf jaar verder sinds de start van de samenwerking is Riedel onverminderd blij met Ictivity als managed services-partner. “Ze beheren onze helpdesk, eerste en tweedelijns, ons netwerk, de werkplekomgeving en de back-end. Daar zijn we goed over te spreken. Sinds we met Ictivity samenwerken hebben we een minimaal aantal verstoringen gehad die van impact zijn op onze bedrijfsvoering. Dat is ontzettend goed.”
Sinds we met Ictivity samenwerken, is het aantal verstoringen met impact op onze bedrijfsvoering minimaal.
Een partnerrelatie is hoe Tom de samenwerking met Ictivity zou omschrijven. “Ze denken met ons mee en kijken periodiek wat we kunnen verbeteren aan onze omgeving. Zo hebben we in de tijd dat we samenwerken een groot project gedraaid om ons core netwerk te vervangen en de belangrijkste componenten hierin te vernieuwen en optimaal in te richten. Ook hebben we ons gebogen over functionele doorontwikkeling, bijvoorbeeld door SharePoint in gebruik te nemen en een intranet te ontwikkelen waarmee we de interne communicatie verder verbeteren en stimuleren.”
Nieuwe baseline
Op dit moment ligt er een belangrijk ijkpunt in het verschiet voor de IT-omgeving van Riedel. “De omgeving die we met Ictivity hebben neergezet, staat bijna vijf jaar”, vertelt Tom. “Het moment komt eraan dat we het óf moeten upgraden óf opnieuw moeten neerzetten. De komende tijd gaan we daarom aan de slag met een nieuw plan om de huidige omgeving toekomstbestendig te maken. Ik wil een nieuwe baseline creëren waarmee we weer minimaal vijf jaar vooruit kunnen. Zo hebben we onder andere de visie om verder te automatiseren, zowel op productiegebied als voor het kantoor. Een specifieke wens is bijvoorbeeld om met AI en chatbots de dienstverlening van het servicecenter te automatiseren. Daar zou ik met Ictivity mee aan de slag willen, zodat relatief simpele IT-problemen van medewerkers in een handomdraai opgelost worden en we continuïteit waarborgen.”