Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

Relevant voor iedere medewerker: gepersonaliseerde zorgwerkplek voor Savant Zorg

Veel organisaties gebruiken een sociaal intranet om bedrijfsnieuws en relevante informatie met medewerkers te delen. Maar of je medewerkers bereikt met deze communicatie? Dat staat of valt met hoe je het inricht. Daar weet Savant Zorg alles van. Met 1.800 medewerkers verdeeld over zeven locaties en de thuiszorg, hadden ze moeite om organisatienieuws voor het voetlicht te brengen. Tot ze de handen ineensloegen met Ictivity en het sociaal intranet samenbrachten tot een gepersonaliseerde werkplek voor iedere medewerker. Wat dat ze heeft opgeleverd, vertelt Anne-Marie van den Hout, adviseur ICT en functionaris gegevensbescherming bij Savant Zorg.

Geen last maar versneller

Al zeven jaar maakt Savant Zorg gebruik van het zogeheten Savantplein om informatie met medewerkers te delen. Dit varieert van nieuws over het bedrijf of collega’s, tot informatie over specifieke locaties. Maar of deze informatie aankwam bij medewerkers? Daar werd over getwijfeld. “Belangrijk nieuws dat medewerkers écht moesten weten, deelden we daarom niet alleen op het intranet, maar ook via e-mail of het elektronisch patiëntendossier”, vertelt Anne-Marie. “In plaats van dat dit hielp, werkte het juist averechts. De mensen die Savantplein wel bekeken, kregen nieuws en informatie meerdere keren toegestuurd.” Met als gevolg: informatie-overload en moeheid onder medewerkers over de mate van herhaling. “Dat is natuurlijk niet de bedoeling”, gaat Anne-Marie verder. “De werkplek die we met Savantplein voor ogen hebben, moet een werkversneller zijn, geen last.”

Gepersonaliseerd aanbod

Daarom besloot de zorgorganisatie een partij te zoeken om de zorgwerkplek samen anders vorm te gaan geven en Savantplein meer onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Via een lezing kwam Ictivity op het vizier. “Samen met Ictivity zijn we gaan kijken naar welke behoeften onze medewerkers hebben voor hun werkplek en hoe we Savantplein laten aansluiten bij hun belevingswereld.” Al snel werd duidelijk dat er meer personalisatie en maatwerk nodig was. “We kwamen tot de conclusie dat Savantplein afgestemd moet zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is.”
Maar hoe personaliseer je een werkplek voor 1.800 zorgverleners? Door de gebruiker centraal te stellen en medewerkers maximaal bij de vernieuwing te betrekken. “Met een dwarsdoorsnede van onze organisatie, hebben we Ictivity’s relevantiematrix ingevuld”, legt Anne-Marie uit. “Dit is een handig hulpmiddel om zichtbaar te maken wie in welke functie wat nodig heeft, wanneer en waar. Samen hebben we de matrix tot op het kleinste organisatieniveau ingevuld. Hierdoor kunnen we heel precies zeggen welke applicaties en informatie je nodig hebt als je bijvoorbeeld verpleegkundige bent op locatie x. Deze relevantiematrix is de blauwdruk voor het nieuwe Savantplein.”

“Savantplein moet afgestemd zijn op je functie, zodat je alleen ziet wat voor jou relevant is”

Mee in vernieuwing

Met de portaaltechnologie van partner Workspace 365 is Ictivity aan de slag gegaan met de technische inrichting van het nieuwe Savantplein. “Het fijne is,” vertelt Anne-Marie, “dat Ictivity niet alleen het technische stuk oppakt, maar ook stilstaat bij het feit dat we te maken hebben met adoptie van een nieuwe werkplek door onze medewerkers. Dat is één van de redenen dat we met Ictivity zijn gaan samenwerken. Want het belangrijkste is natuurlijk dat onze collega’s het nieuwe Savantplein omarmen.” Vóór de lancering van de nieuwe omgeving zijn er daarom verschillende communicatierondes geweest en konden medewerkers een e-learning volgen. “Toen we eenmaal live waren, hebben we met hulp van Ictivity zogeheten ‘op weg help-sessies’ aangeboden”, gaat Anne-Marie verder. “Ook is Ictivity’s eCoach geïntroduceerd, waar medewerkers terecht kunnen met vragen over Savantplein. Dat is een geweldige uitvinding.”

Uniforme manier van werken

Nu het nieuwe Savantplein in gebruik is, zijn de verschillen met de oude versie kraakhelder. Anne-Marie: “Op het oude Savantplein kwam alles op één stapel terecht. Het grootste verschil met de nieuwe werkomgeving is dat het op jou als medewerker is afgestemd. Zodra je inlogt, krijg je nieuws te lezen dat over jouw locatie, afdeling of team gaat. En je ziet alleen snelkoppelingen naar de applicaties die voor jouw functie van belang zijn in plaats van het totaalaanbod. Hier kun je vervolgens ook met single sign-on inloggen. Zo hopen we de herhaling of overload aan informatie tegen te gaan. Ik verwacht dan ook dat onze zorgmedewerkers op een meer uniforme manier kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt. We krijgen in ieder geval veel positieve reacties.”

“Ik verwacht dat onze zorgmedewerkers meer uniform kunnen werken en dat we van Savantplein een werkversneller hebben gemaakt”

Dat het niet altijd draait om het eindresultaat, maar ook om het proces wat eraan voorafgaat, is duidelijk voor Anne-Marie. “Dankzij de relevantiematrix hebben we ook ons on- en crossboardingsproces aangescherpt. Als iemand in dienst komt of doorstroomt, zien we in de matrix nu direct welke informatie en applicaties er nodig zijn. Niet alleen versnelt dit het regelproces, we zijn ook niet meer afhankelijk van wat er wordt doorgegeven vanuit de organisatie. Met het inzicht dat we uit de matrix halen, zitten we bovenop in- en doorstroom.”

Scherp blijven

In lijn hiermee is preboarding een onderwerp waar Ictivity en Savant Zorg momenteel aan werken. Anne-Marie: “Met onze Savantplein-omgeving gaat het heel goed, maar de mogelijkheden zijn groot. Hoe mooi zou het zijn als nieuwe collega’s in de periode tot hun eerste werkdag alvast op Savantplein kunnen inloggen om bedrijfsnieuws te lezen, te zien wie hun buddy’s of collega’s zijn en documenten kunnen uploaden? Aan deze integratie leggen we momenteel de laatste hand.” Maar ook van zorgmedewerkers zelf komen goede suggesties voor de doorontwikkeling van Savantplein. “De wens bestaat om onze zorgwerkplek nog meer te kunnen personaliseren”, illustreert Anne-Marie. “Daarom onderzoeken we manieren om medewerkers meer vrijheid te geven om Savantplein zelf in te richten. Het is altijd onze bedoeling geweest om Savantplein continu te verbeteren. Vandaar dat we blijven luisteren naar wat onze medewerkers op de werkvloer nodig hebben, zodat we dit kunnen vertalen naar Savantplein. Ictivity is hierin proactief en houdt ons wakker. Maar ook wij zijn scherp. Wat dat betreft hebben we elkaar goed gevonden.”