Slimmer automatiseren, efficiënter werken

Voor het Summa College in Eindhoven gaat de relatie met Ictivity ver terug. Al meer dan 23 jaar werken beide partijen samen om de 2.800 medewerkers en ruim 28.000 studenten van het Eindhovense college te ondersteunen met een moderne en goed werkende IT-omgeving. Een belangrijk recent project in de samenwerking is het herontwerpen van automatiseringsflows. Systeembeheerders Erwin Keeris en Frank van Will van het Summa College blikken terug op dit project, dat niet alleen duizenden euro’s heeft bespaard, maar bovenal de processen gebruiksvriendelijker heeft gemaakt.

Samen werken aan automatisering

Zo lang als Erwin weet, werken hij en zijn collega’s van team IT en techniek samen met Ictivity. “Ze zijn onze sparringpartner en extra paar ogen”, vertelt hij. “Ictivity komt periodiek bij ons op locatie om onze IT-omgeving door te lichten. Ook denken ze actief mee bij technische uitdagingen.”

“Ictivity’s brede kennis van de IT-wereld maakt hun input al jaren heel waardevol”

Een recent gezamenlijk project was het opnieuw automatiseren van twee veelgebruikte aanvraagprocessen: voor het mbo-studentenfonds en gedeelde mailboxen. “Het mbo-studentenfonds ondersteunt leerlingen met weinig financiële middelen om een opleiding te kunnen volgen”, licht Frank toe. “Samen met een loopbaandocent dienen zij een aanvraag in voor (financiële) ondersteuning bij de aanschaf van bijvoorbeeld leermiddelen, die onze studentenadministratie beoordeelt. Het aanvragen van nieuwe gedeelde mailboxen of toegang hiertoe, lijkt hier qua proces op.”

Een aantal jaar geleden heeft het Summa College deze processen samen met Ictivity al geautomatiseerd om handmatig werk en de rol van het IT- en techniekteam in deze processen te minimaliseren. “We streven er als afdeling naar om zoveel mogelijk waarde toe te voegen aan het onderwijs door docenten en studenten te ondersteunen”, gaat Erwin verder. “Daarom willen we zo min mogelijk handmatig werk doen. Onze meerwaarde ligt juist in vernieuwend bezig zijn.”

Vernieuwing in het Microsoft Power Platform

Toch pakten het Summa College en Ictivity de automatiseringsflows het afgelopen jaar opnieuw op. De aanleiding: hoge licentiekosten van het platform dat ze gebruikten, dat bovendien zou ophouden te bestaan. Erwin: “We gebruikten een kostbaar product waarvan we tegelijkertijd maar een klein deel van de functionaliteit benutten. Toen duidelijk werd dat het platform zou verdwijnen, was het logisch om binnen onze ‘Microsoft, tenzij’-omgeving te onderzoeken of we de flows in het Microsoft Power Platform konden nabouwen. Daar zijn we samen met Ictivity mee aan de slag gegaan.”

De stip op de horizon voor de overstap was duidelijk: de aflopende licentie van de oude tool. “Vóór die tijd moest er een goedwerkende basis in het Power Platform staan”, gaat Erwin verder. “Daarbij wilden we niet alleen iets neerzetten dat net zo goed werkt als wat we hadden, maar ook vanaf de zijlijn met Ictivity meekijken.” Frank: “We zijn enigszins eigenwijze techneuten die graag zoveel mogelijk zelf doen, maar het Power Platform is voor ons relatief nieuw terrein. Daarom is het zo fijn dat we met Ictivity konden sparren. Ze hielpen ons niet alleen met bouwen, maar lieten ons ook zien hoe het Power Platform werkt. Dit leerproces was belangrijk voor ons, omdat we de flows uiteindelijk zelf in beheer wilden nemen. Het was een leerzaam project en dat was precies de bedoeling. Dat was mede dankzij de toegankelijkheid van Ictivity.”

“Het contact met Ictivity verloopt altijd prettig. Dat is één van de redenen dat we zo’n lange relatie hebben”

Kosten besparen én gebruiksvriendelijker

Hoewel het project in theorie een vernieuwing was, liegen de resultaten er niet om. “Op financieel vlak besparen we duizenden euro’s per jaar door over te stappen naar het Power Platform”, vertelt Erwin. “Standaardisatie speelt daarbij een grote rol. Door alles in het Microsoft-landschap onder te brengen, hebben we nu één omgeving die het beheer overzichtelijker en efficiënter maakt.” Ook is er meer inzicht in de status van aanvragen. Frank: “In het Power Platform kun je veel sneller zien waar het in aanvragen mogelijk misgaat, wat troubleshooting makkelijker maakt. In onze vorige tool was dat omslachtiger.”

Bovenal heeft de samenwerking met Ictivity het Summa college de kans gegeven om beide processen nog eens te herzien en te verbeteren. Frank: “Ondanks dat het aanvraagproces voor de mailboxen grotendeels hetzelfde is gebleven, hebben we het voor het studentenfonds gebruiksvriendelijker kunnen maken. Waar loopbaandocenten voorheen handmatig studentnummers koppelden aan de juiste voor- en achternaam, wordt dit nu automatisch opgehaald én gecontroleerd. Naast dat dit betrouwbaarder is, zijn studentengegevens direct compleet, wat onze docenten als veel prettiger ervaren. En daar gaat het ons uiteindelijk om.”

De smaak te pakken

Het Power Platform-project is inmiddels afgerond en Ictivity heeft het overgedragen aan het IT- en techniekteam van het Summa College. Zowel Erwin als Frank hebben de smaak te pakken om zelf met het Power Platform aan de slag te gaan. “We willen bij Ictivity een cursus Power Platform volgen, zodat we in de toekomst beter kunnen inspelen op binnenkomende vragen”, legt Frank uit. Een voorbeeld van zo’n vraag ligt er al: het automatiseren van het aanvraagproces voor projectmailgroepen. Ictivity is en blijft hierin de trainingspartner. Erwin: “Je stapt niet snel weg van een partner die je omgeving zo goed kent. De samenwerking is gewoon heel prettig.”