VB Groep bouwt stevig fundament voor SaaS-first strategie

Fundament voor SaaS-first strategie

VB Groep bestaat uit een groep solide familiebedrijven actief op het gebied van ontwikkeling en bouw. Ieder bedrijf is zelfstandig en verantwoordelijk voor het eigen resultaat. Tegelijk maken de bedrijven gebruik van elkaars specifieke expertise. Binnen VB Groep geven meer dan 300 medewerkers samen met relaties en partners dagelijks invulling aan het motto ‘Resultaat komt samen’. De ICT-afdeling van VB Groep had echter te weinig tijd voor ‘samen’: het ondersteunen van de bedrijven binnen de groep kwam in het gedrang door de inrichting van de ICT-omgeving. Daar moest wat aan veranderen. Gerben Rochat, hoofd ICT bij VB Groep, blikt terug op hoe VB Groep samen met Ictivity het fundament te bouwde voor een SaaS-first strategie.

Behoefte aan dynamiek

Het zevenkoppige ICT-team van VB Groep beheerde alle ICT-diensten binnen de organisatie nog zelf. Maar aangezien zij centraal georganiseerd zijn en alle bedrijven binnen de groep ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden, was dit niet langer een werkbare situatie. Gerben vertelt: “We hadden onze handen vol aan het draaiende houden van de ICT, waardoor we te weinig tijd overhielden om de business te ondersteunen en te innoveren. Bijvoorbeeld met het inzetten van ICT in de bedrijfsvoering, de informatievoorziening of processen verder helpen optimaliseren.” Bovendien was de ICT-omgeving flink verouderd. “Systemen waren traag, liepen vast en we waren continu voor langere perioden gebonden aan licenties”, licht Gerben toe. “Dit terwijl de organisatie de laatste tijd juist flink gegroeid is en er daarom organisatiebreed behoefte was om op alle gebieden hierin mee te bewegen. Onze toenmalige ICT-omgeving bood deze flexibiliteit en schaalbaarheid niet.” VB groep stelde zichzelf daarom als doel om een omslag te realiseren met een SaaS-first-strategie: stabilisatie gevolgd door gedeeltelijke uitbesteding van de ICT-omgeving.

Een klik in dezelfde taal

Om de nieuwe strategie in de praktijk te brengen ging VB Groep op zoek naar partners. Het project werd opgedeeld in vier verschillende onderdelen: het datacenter, de werkplekinfrastructuur, de online werkplek en het netwerk. Ondanks dat Ictivity al in beeld was als ICT-adviespartner, wilde VB Groep het selectieproces eerlijk houden. “We zijn daarom alsnog de markt opgegaan”, legt Gerben uit. “Voor het netwerk vonden we direct een partner in 4IP Solutions. Voor de werkplekken en het datacenter hebben we een specifieke tender uitgezet.”
Ictivity kwam als winnaar uit de tender. Gerben: “Dit had vooral te maken met de cultuur en taal die Ictivity meebrengt. We zijn een familiebedrijf en vinden de menselijke kant in partnerships heel belangrijk. Er moet echt een klik zijn. Daar stak Ictivity in bovenuit. Daarnaast spraken ze de juiste taal. Geen technische taal, maar juist direct op business- en directieniveau. Daarom besloten we om samen met Ictivity onze werkplekken en het datacenter aan te gaan pakken.”

De eerste bouwstenen

Het stabiliseren van de ICT-omgeving via verschillende kleine projecten stond als eerste op de agenda. “In mei 2020 zijn we samen met Ictivity gestart met verschillende optimalisaties, om ervoor te zorgen dat onze gebruikers en de business minder last hebben van trage of vastlopende systemen”, zegt Gerben. “Je kunt immers niet gaan bouwen als je niet eerst over een sterke basis beschikt. Daarom hebben we ons netwerk per bedrijf vervangen en uitbesteed aan 4IP. Hier zijn we tot begin 2021 zoet mee geweest.”

Daarna waren de (online) werkplek en het datacenter aan de beurt. Gerben: “Om uiteindelijk zoveel mogelijk naar SaaS te brengen, moesten we in tussenstappen werken. We begonnen met het overbrengen van onze service, online werkplek en datacenter naar Microsoft Azure, in beheer van Ictivity.”

Door te werken in de cloud kunnen we flexibel veranderen en zitten we niet meer gevangen in technologie of systemen. Dit biedt schaalbaarheid en flexibiliteit voor onze vervolgstappen. – Gerben Rochat, hoofd ICT bij VB Groep

Een diverse gebruikersgroep

Na zes maanden ontwikkelen, is de nieuwe online werkplek eind 2021 live gegaan voor een aantal eindgebruikers van VB Groep. Deze eindgebruikers variëren van projectontwikkelaars en het secretariaat, tot aan wooncoaches en de afdeling inkoop. Het was dan ook belangrijk dat de impact van de implementatie van de nieuwe werkplekken voor gebruikers zo min mogelijk zou zijn. “De mate van gebruik van ICT-middelen en -diensten is binnen onze organisatie zeer verschillend”, legt Gerben uit. “Het was daarom ontzettend belangrijk om de werkplekken te optimaliseren, maar ook om de veranderingen, bijvoorbeeld qua functionaliteit, tot een minimum te beperken en in te zetten op goede adoptie. De ervaring van Ictivity op dit vlak was waardevol hierbij.” Goede communicatie vooraf en begeleiding achteraf speelden daarom een sleutelrol in de adoptie van de geoptimaliseerde werkplekken. Met handleidingen en video’s werd verduidelijkt wat er wel en vooral wat er (nog) niet ging veranderen. Bovendien stonden er na livegang zowel fysieke coaches op alle vestigingen klaar als ook een digitaal team om de eindgebruikers op weg te helpen.

Adoptie en goede communicatie zijn voor onze organisatie heel belangrijk. De ervaring van Ictivity op dit vlak is hierbij heel waardevol.

Tijdwinst en tevreden gebruikers

Gerben kijkt tevreden terug op het voortraject en de livegang. “Het was natuurlijk best een verandering om onze ICT uit te besteden. Gelukkig is dat goed verlopen. Ondanks een aantal technische uitdagingen, kijken we terug op een goed traject en prettige samenwerking.” Ook de resultaten liegen er niet om. Alle commodity ICT van VB Groep ligt nu in beheer van 4IP en Ictivity, waardoor het ICT-team zich kan focussen op het ondersteunen van medewerkers in het gebruik van de nieuwe, snellere systemen. “Alles wat medewerkers raakt, hebben we bewust in eigen beheer gehouden”, vertelt Gerben. “Ik vind dat je de regie op je business het beste zelf kunt houden. Maar het is fijn dat de rest nu is uitbesteed. Het levert ons veel tijd op en onze gebruikers zijn blij dat we de volgende fases van de ICT-strategie in gang kunnen gaan zetten.”

Het is fijn dat we onze ICT-omgeving grotendeels hebben uitbesteed aan Ictivity. Het levert ons veel tijd op en we zijn nu klaar voor de toekomst met een nieuw stevig fundament.

De volgende bouwstenen leggen

Maar als de muren staan en het dak erop zit, is het huis nog niet af. Zo staan er in de samenwerking met Ictivity nog veel projecten op stapel om de SaaS-first strategie in zijn geheel te voltooien. “Ons hoofddoel is om de online werkplek uiteindelijk te laten verdwijnen en alles naar de cloud te migreren”, vertelt Gerben. “Daarom willen we de stap maken naar een nieuw ERP-systeem in Microsoft Business Central en gaan we een nieuw CRM-systeem implementeren. Ook het vernieuwen van applicaties naar SaaS-varianten staat op de lijst. Zo gaan we het gebruik van Microsoft Teams verder doorontwikkelen zodat we nog beter kunnen samenwerken via de applicatie. Al met al zijn we zeker nog wel een paar jaar bezig om het fundament verder te verstevigen en de business te helpen innoveren en optimaliseren. We kijken ernaar uit om dit verder door te ontwikkelen.”